Cómo integrar procesos de TPRM a los procesos actuales de negocio

La gestión de riesgos de terceros, conocida como TPRM (Third-Party Risk Management) es una pieza fundamental en el panorama de riesgo y cumplimiento de las organizaciones modernas.

Para un director del área de Compras o Procurement, quienes nuestra experiencia nos dice que son mayoritariamente quienes toman estos programas de gestión de riesgo, optimizar el programa de TPRM puede ser un desafío, especialmente cuando se carece de la influencia necesaria para implementarlo de manera efectiva.

Aquí, exploraremos la mejor manera de integrar los procesos de TPRM en los procesos de negocio y proporcionaremos consejos accionables para lograr una gestión efectiva y eficiente.

El dolor del director de Compras

El principal dolor para el director de Compras, Suministros, Abastecimiento o Procurement, es la falta de influencia para optimizar el programa de TPRM. Esta falta de influencia puede deberse a varios factores, como la falta de alineación con otras áreas clave, insuficiente visibilidad sobre los riesgos de terceros, o una integración deficiente de los procesos de TPRM en los procesos de negocio existentes.

Áreas clave para la integración del TPRM

Para abordar estos desafíos, es crucial comprender las áreas clave con las que el TPRM tendrá mayor convivencia. Estas áreas incluyen Riesgos, Compliance, Auditoría y Control Interno, Operaciones, Tecnología y Legal.

A continuación, se detallan estrategias para integrar el TPRM en cada una de estas áreas:

Riesgos

Colaboración en la evaluación de riesgos: trabaja estrechamente con el equipo de riesgos para desarrollar un marco común de evaluación de riesgos que incluya criterios específicos para terceros. Esto asegura que ambos equipos hablen el mismo idioma y prioricen los riesgos de manera coherente.

• Implementa reuniones regulares para revisar y actualizar las evaluaciones de riesgos de terceros.
• Utiliza herramientas de software compartidas para el seguimiento y gestión de riesgos.
  

Compliance

Alineación con políticas de cumplimiento: asegúrate de que el programa de TPRM esté alineado con las políticas de cumplimiento de la organización. Esto incluye la incorporación de requisitos regulatorios específicos en el proceso de evaluación y monitoreo de terceros.

• Desarrolla un manual de cumplimiento para terceros que detalle las expectativas y requisitos.
• Realiza auditorías periódicas para asegurar el cumplimiento continuo.

Auditoría y Control Interno

Integración en los planes de auditoría: colabora con el equipo de auditoría interna para incluir revisiones de riesgos de terceros en los planes de auditoría. Esto garantiza una supervisión continua y la identificación temprana de posibles problemas.

• Crea listas de verificación específicas para auditorías de terceros. Aquí te dejamos una guía útil en este sentido  
• Capacita a los auditores internos sobre los procesos y riesgos asociados a terceros.

Operaciones

Optimización de procesos operativos: trabaja con el equipo de operaciones para integrar los controles de TPRM en los procesos operativos diarios. Esto puede incluir la implementación de controles automáticos y revisiones periódicas de desempeño de terceros.

Desarrolla flujos de trabajo automatizados para la aprobación y monitoreo de terceros.

Establece KPIs operativos para medir la efectividad del TPRM.

Tecnología

Uso de herramientas tecnológicas: la tecnología es un habilitador clave para la gestión de riesgos de terceros. Implementa soluciones tecnológicas que permitan una evaluación y monitoreo continuo de los terceros.

• Utiliza plataformas de gestión de riesgos que incluyan módulos específicos para TPRM.
• Integra herramientas de análisis de datos para identificar patrones de riesgo y mejorar la toma de decisiones.

Legal

Incorporación de cláusulas contractuales: colabora con el departamento legal para asegurar que todos los contratos con terceros incluyan cláusulas específicas de gestión de riesgos. Estas cláusulas deben abordar la responsabilidad, la privacidad de los datos y los requisitos de cumplimiento.

• Desarrolla plantillas de contratos que incluyan términos de TPRM.
• Revisa regularmente los contratos para asegurar el cumplimiento de los términos acordados.

Consejos accionables para el director de Compras

Para optimizar el programa de TPRM y aumentar tu influencia en la organización, aquí tienes cinco consejos prácticos:

1. Establece una comunicación efectiva: Asegúrate de tener canales de comunicación abiertos con todas las áreas clave. Presenta informes de riesgo de terceros en reuniones estratégicas y destaca cómo estos riesgos pueden afectar a toda la organización.
2. Demuestra el valor del TPRM: Usa datos y ejemplos concretos para demostrar cómo una gestión efectiva de los riesgos de terceros puede prevenir incidentes costosos y proteger la reputación de la empresa.
3. Capacitación y sensibilización: Organiza sesiones de capacitación para los empleados y otros directores sobre la importancia del TPRM. Asegúrate de que todos comprendan su papel en la identificación y gestión de riesgos de terceros.
4. Alinea los objetivos del TPRM con los objetivos corporativos: Muestra cómo el TPRM apoya los objetivos estratégicos de la organización. Esto puede incluir la mejora de la eficiencia operativa, el cumplimiento normativo y la protección contra riesgos financieros y reputacionales.
5. Implementa una estructura de gobernanza: Establece un comité de TPRM que incluya representantes de todas las áreas clave. Esto facilita la toma de decisiones y asegura que el TPRM sea una prioridad a nivel organizacional.

Hacia integración de procesos TPRM en los procesos de negocio

Integrar los procesos de TPRM en los procesos de negocio no solo es esencial para gestionar eficazmente los riesgos de terceros, sino que también fortalece la posición del director de Compras dentro de la organización.

Al colaborar con áreas clave como Riesgos, Compliance, Auditoría, Operaciones, Tecnología y Legal, y al implementar los consejos accionables proporcionados, puedes optimizar tu programa de TPRM y asegurar su alineación con los objetivos estratégicos de la empresa. Esto no solo beneficiará tu rol, sino que también protegerá y fortalecerá a la organización en su conjunto.

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