Muchas veces las empresas se olvidan que, a partir de la celebración o firma del contrato, nace una relación, la cual perdurará en el tiempo, lo que traerá ventajas o desafíos, dependiendo como se haya iniciado la gestión de contratos.
En la actualidad los líderes empresariales tienen el foco en cuatro prioridades críticas que afectan a los equipos de contratación: reducir costos, mejorar la gestión de riesgos, digitalizar el negocio y permitir el crecimiento, según reveló un estudio realizado en 2021.
Una solución de control estratégico de proveedores para eficientar la gestión de contratos puede aportar gran valor a tu negocio, principalmente si buscas un cambio hacia la automatización e innovación, así como un mejor y mayor control de terceros.
1. Ciclo de vida de un contrato
Gestionar de forma correcta la información de un contrato será de gran importancia para agilizar y fortalecer el control en cada una de las fases de su ciclo de vida:
- Solicitud
- Generación de la primera versión del documento
- Negociación de los términos y contenidos
- Aprobación
- Prefirma
- Firma
Posteriormente, existen pasos consecuentes, importantes en el proceso, para la gestión, análisis y consultas del documento emitido:
- Búsqueda para alguna consulta ya sea revisión, control o gestión
- Seguimiento de las especificaciones, prohibiciones, derechos, obligaciones y documentos relacionados
- Análisis
- Términos y renovación
2. Gestión del ciclo de vida de los contratos
El ciclo de vida de los contratos se resume en: inicio, creación, proceso y flujo de trabajo, negociación y aprobación, ejecución, gestión, cumplimiento y renovación.
Las plataformas administración y gestión de contratos están enfocadas para abarcar las etapas del ciclo de vida contractual mejorando su:
- Gestión, ya sea de compra y venta, licencias de Propiedad Intelectual y acuerdos internos
- Estandarización y control en su desarrollo
- Reforzamiento del cumplimiento operativo, contractual y regulatorio
- Creación al usar plantillas preaprobadas y cláusulas legales
Todo con el objetivo de alcanzar una mejor visibilidad del gasto corporativo, reducir los costos administrativos y, de esta manera, crear mayor eficiencia en todo proceso que contenga:
- La integración de procesos contractuales con sistemas de terceros
- Los acuerdos no estándar a través de alertas de modificación
- Menor costo total de propiedad (TCO)
- Mayor visibilidad con tableros e informes configurables
- Ahorro de tiempo y el gasto (reduciendo las copias de contratos gracias a la firma electrónica)
- Fortalecimiento del cumplimiento legal
- Procesos controlados y seguimiento digitalizado
Sumado a un control más eficiente en la gestión de proveedores, aspecto de gran importancia para mantener en óptimas condiciones las operaciones de una organización.
Control de proveedores
Tus proveedores desempeñan un papel fundamental en procesos operativos, y controlar los riesgos que puedes sufrir por parte de terceros es primordial, ya que no contar con una estrategia estructurada, repercute y se traduce en multas, sanciones, pérdida de confianza de tus clientes, hasta en una disminución notoria en la calidad de tus procesos y productos.
Para un mejor control es necesario que la organización tenga muy bien establecido sus requisitos, ya que es ella quien tiene conocimiento de lo que se necesita para cumplir en materia de seguridad y aspectos de control de calidad, como por ejemplo:
- Tiempos de entrega
- Capacidad de producción
- Entrega sin rechazos
- Tiempos de cobranza
Con base a la normativa aplicable, hoy en día puedes hacer un análisis, selección y evaluación de tus proveedores, para que, posteriormente, se llegue al siguiente paso (la relación contractual).
La digitalización, el monitoreo y evaluación constante, te ayuda a mejorar los procedimientos, teniendo mayor seguridad del control de tu cadena de suministro, propiciando la continuidad operativa y el emprendimiento de nuevas y mejores oportunidades de negocio.
3. Desafíos de la gestión de contratos en gran volumen
Un informe reciente, arrojó que solo el 31% de los contratos suele seguir un manual de contratación o un documento de orientación, y el 71% no se supervisa para detectar desviaciones de los términos estándar.
Y entre más sea el volumen de documentos contractuales que maneja tu organización, es mayor la exigencia del esfuerzo para gestionar adecuadamente esos contratos, por lo que tu organización tiene que ser capaz de centralizar, automatizar y ordenar la documentación.
Esto solo puede lograrse con un control meticuloso y eficiente del ciclo de vida contractual, ya que si las organizaciones no migran sus medidas y procesos tradicionales a las nuevas alternativas se enfrentarán a un rezago tecnológico que traerá consigo consecuencias como:
- Extravío de documentos
- Perjuicios por pérdida de plazo y renovaciones
- Riesgo de no conformidades aumentado
- Lentitud en la negociación, creación y aprobación de contratos
- Falta de estandarización de sistemas, procesos, formatos y cláusulas contractuales
- Contratos esparcidos por la organización
- Gran desperdicio de tiempo con tareas manuales
- Flujos de aprobación ineficientes
- Dificultad de administrar versiones del contrato
4. Solución integral de tecnología y estrategia para el control de proveedores
Una gestión de contratos integral y automatizada ayuda a generar, negociar, aprobar y firmar un contrato de manera ágil para, posteriormente, administrarlo como parte de la operación del mismo negocio
Con un proceso automatizado y conectado a otros (no precisamente de la misma área, sino de otros departamentos como ventas, compras, recursos humanos, entre otros), lograrás una selección y gestión óptima de proveedores con controles establecidos para alcanzar la integridad empresarial que necesitas.
Existen soluciones que te permiten analizar a cada proveedor, estudiar con cual de los requisitos establecidos cumplen, evaluando los esquemas a través de auditorías, certificaciones y distintos aspectos como:
- Inocuidad
- Calidad
- Procesos de compras
ORCA te apoya en la gestión de contratos y soluciones de control de proveedores, ordena y automatiza los documentos relevantes, políticas, niveles de servicio, puntos de control, entre muchos otros elementos que también te hace tomar el control de la selección, relación y gestión de tus proveedores.
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