Aunque puede parecer un elemento más en la lista de verificación de cumplimiento, el proceso de auditoría interna es un proceso esencial para empresas de todos los tamaños y sectores.
Las auditorías internas permiten a las empresas asegurar a los clientes que están brindando servicios y/o productos seguros, de calidad y que cumplen con las normas; al mismo tiempo que identifican formas de mejorar y madurar las prácticas comerciales de la empresa.
Aunque este proceso puede ser complejo, desarrollar un plan de auditoría interna eficaz es esencial para llevar a cabo una auditoría de forma efectiva y simplificada. Aquí te compartimos algunas claves que te apoyarán en el desarrollo de tu plan de auditoría.
Previo a comenzar el plan de auditoría interna
Antes de comenzar a elaborar un plan de auditoría interna, es importante considerar los siguientes puntos.
1. Establecer responsabilidades
En una auditoría interna es importante mantener la objetividad, por lo que, es recomendable aplicar el control interno de “segregación de funciones''. Al capacitar a los empleados a través de la formación y la experiencia, diferentes funciones o departamentos, pueden auditar el trabajo de otro departamento.
Por ejemplo, si el responsable del cumplimiento de seguridad posee varios de los controles internos que le corresponde auditar, la responsabilidad de revisar y auditar esos controles pasaría a otra persona (por ejemplo, el responsable de seguridad de la información, el jurídico, etc.).
2. Redactar comunicaciones
Escribir de forma anticipada las notas de la auditoría interna, con al menos una en la que se detallen los aspectos básicos de la evaluación:
- Fecha de inicio y de vencimiento para la presentación de la evidencia.
- Propietarios del control interno y de la evidencia.
- Las expectativas, el tiempo estimado necesario, etc.
Esto permite establecer recordatorios y enviar los mensajes a lo largo del proceso sin quitarle tiempo para realizar la auditoría interna y revisar la evidencia.
El primer mensaje que se envíe a los involucrados debe ser antes del inicio de la evaluación para ayudarlos a prepararse, establecer tiempo y priorizar su trabajo en consecuencia para el período de la auditoría.
3. Crear materiales de capacitación
Para empresas de todos los tamaños, la participación de los empleados en una auditoría interna es una novedad; por tanto, es importante crear materiales básicos de capacitación para formar tanto a los responsables de control interno como a los de realizar el plan de auditoría interna.
Esto ayuda a garantizar que los involucrados en el proceso estén mejor preparados para ejecutar sus responsabilidades y de esta forma proporcionen preguntas más precisas y comentarios útiles.
Entre los temas a incluir, es recomendable:
- Información sobre lo qué es un control interno.
- Las responsabilidades del propietario del control interno.
- El objetivo de una auditoría interna.
- Las mejores prácticas para las auditorías internas.
Durante la elaboración del plan de auditoría interna
4. Programar una reunión inicial
Reunirse con todas las partes involucradas para comenzar a desarrollar el plan de auditoría interna es una buena práctica, pues permite enfatizar las expectativas de la auditoría y ofrecer información importante o actualizaciones al respecto.
Asimismo, también da a los participantes la oportunidad de hacer preguntas, dar retroalimentación y permitir que otros escuchen y aprendan más sobre el proceso.
5. Automatizar recordatorios
Configurar recordatorios y actualizaciones automáticas para todos los involucrados, con el fin de que lleven a término su trabajo o tareas pendientes es de gran utilidad para conseguir que se finalice correctamente cada proceso requerido.
Al automatizar estas notificaciones, es posible eliminar gran parte del trabajo manual de registro o recordatorio de la lista de tareas pendientes.
6. Tener un repositorio de pruebas
Es importante establecer una ubicación para un repositorio de evidencia donde todos los involucrados envíen su evidencia de auditoría interna para su revisión, y que éste cuente con un control de acceso de alta seguridad.
Por otra parte, si su organización cuenta con la capacidad de vincular los repositorios de evidencias directamente a los registros de evaluación de los controles internos, esto le brindará ventajas pues facilita y agiliza la presentación de evidencias por parte del responsable del control, y la revisión de las mismas en consecuencia.
Después de la auditoría interna
7. Designar una ruta de escalada a seguir
Cuando se acerca el final de la evaluación de la auditoría interna, es valioso tener un plan para documentar qué controles o presentaciones de evidencias posiblemente no se completarán a tiempo y las acciones correspondientes que deben tomarse.
Por ejemplo, si el responsable del control que debe presentar las evidencias está fuera de la oficina y no ha terminado su trabajo, ¿quién es su sustituto?, ¿cómo se puede escalar este problema para garantizar que las evidencias se presenten a tiempo?
8. Priorizar los objetivos para la próxima auditoría
Tanto si se trata de su primera como de su trigésima segunda auditoría interna, siempre hay cosas que se pueden mejorar.
Para que la próxima vez sea aún más fácil y productiva, es importante tomar en cuenta todos los comentarios de los involucrados, compartir lo aprendido de la experiencia y priorizar algunos objetivos clave para implementar la siguiente vez.
Automatización de procesos de auditoría
Realizar un plan de auditoría interna no es una tarea fácil, este proceso permite que las empresas reconozcan los puntos débiles, identifiquen los puntos fuertes y continúen creciendo y mejorando.
Con las soluciones tecnológicas adecuadas para habilitar la automatización de los procesos de auditoría es posible agilizar y simplificar este procedimiento, además de obtener resultados más fiables que aporten información de mayor valor en la toma de decisiones estratégicas.
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