Contrato con proveedores, asegura su cumplimiento

Para toda empresa que requiera establecer relaciones comerciales con terceros para alcanzar sus objetivos estratégicos y metas de negocio, la elaboración de contratos con proveedores es parte de sus actividades esenciales.

En los contratos comerciales, de bienes o servicios en la cadena de suministro, se estipulan las condiciones y/o cláusulas de los acuerdos entre dos o más partes, como lo son el precio, condiciones de ejecución, fechas y obligaciones, entre otras.

Uno de los objetivos del contrato con proveedores es proteger a la empresa contratante ante cualquier percance o incumplimiento, pues es un medio formal que aumenta la seguridad de que ambas partes cumplan con sus obligaciones, por lo tanto, es la principal garantía del cumplimiento de lo establecido.

Sin embargo, asegurar el cumplimiento del proveedor forma parte del control de proveedores, por lo que implementar un sistema integrado que brinde las herramientas adecuadas para prevenir, manejar y solucionar los riesgos asociados a terceros, facilitará la gestión de contratos.

La correcta gestión de los contratos y los riesgos que pueden generar por estar mal diseñados es un factor determinante para maximizar:

• El rendimiento operativo de la empresa.
• El óptimo desempeño de los servicios  contratados.
• La calidad de los bienes adquiridos
• La reducción de riesgos financieros por incumplimiento de los proveedores.

Evita el incumplimiento de proveedores por la falta de control

Toda vez que se celebra un contrato con proveedores, el riesgo de incumplimiento de lo establecido está siempre implícito, en menor o mayor grado; este tipo de riesgo derivado de las relaciones contractuales puede ocasionar graves daños y pérdidas a la empresa contratante.

Por esta razón, es debido implementar un sistema eficiente de administración de contratos que contemple la gestión de riesgos contractuales, a fin de optimizar y fortalecer las relaciones con terceros, mejorar los procesos de negocio y, en consecuencia maximizar las utilidades y aumentar el rendimiento de la organización.

Algunos de los riesgos contractuales más frecuentes, relacionados con una deficiente gestión, o llevada a cabo de manera manual, son los siguientes:

• Cláusulas de contratos mal diseñadas, ambiguas o subjetivas.
• Riesgos de seguridad por extravío de documentos y contratos esparcidos por la organización.
• Perjuicio por vencimiento, pérdidas de plazos y/o renovaciones.
• Aumento del riesgo por no conformidades.
• Riesgos financieros derivados de multas o como consecuencia misma del incumplimiento. 

Pautas para asegurar el cumplimiento del proveedor

Hacer uso de herramientas tecnológicas que permitan automatizar procesos, centralizar y organizar información, es el punto de partida para lograr una gestión eficiente de contratos, y así minimizar el riesgo de incumplimiento del proveedor.

Por otra parte, evitar puntos ciegos en la cadena de suministros con evaluaciones y monitoreos continuos, realizados de forma automática, es un paso importante en el proceso para prevenir e identificar algún incumplimiento.

Es muy importante implementar un sistema ágil, transparente y estandarizado para la gestión de contratos con proveedores, pues al automatizar estos procesos obtendrás resultados de mayor calidad, confianza y precisión para actuar de forma oportuna.

Además podrás mejorar la productividad y facilitar el trabajo de tus colaboradores para generar mejores resultados que impacten de forma positiva en el rendimiento y rentabilidad de tu empresa.

Puntos clave de un contrato con proveedores

Si bien todos los contratos establecen, ya sea la prestación de servicio o la comercialización de bienes por parte de terceros, existen diferentes tipos de contratos con proveedores, por lo que conviene identificar los puntos clave a considerar en los contratos, en general, a fin de construir una buena relación contractual durante todo el ciclo de vida del proveedor.

Conocer estas claves te ayudará también a establecer mejores condiciones y cláusulas, con el objetivo de asegurar el cumplimiento del proveedor, así como para facilitar la gestión de contratos. Los puntos que queremos poner a tu atención son:  

• Objeto de contrato: se detalla en qué consiste la prestación del servicio del proveedor, especificando lo que incluye y lo que no, o bien las características con las que debe cumplir el insumo que se comercializará.

• Condiciones de precio y pago: se establece tanto el precio por el servicio o insumo, como la forma de pago, ya sea cada determinados tiempos o en fechas fijas. Este aspecto incluye también las cláusulas en caso de incumplimiento o impago.

• Condiciones de ejecución: se explican los detalles referentes a cómo se llevará a cabo la prestación del servicio; por ejemplo, con apego a determinado estándar o buena práctica.

• Responsabilidades y garantías: se explica a qué se compromete el proveedor y cuáles son las obligaciones a cumplir frente a las responsabilidades asumidas en el contrato. En este punto se debe indicar en una cláusula, qué sucedería en caso de incumplimiento. 

Gestión de contratos, supervisa el riesgo y el cumplimiento

La cantidad de contratos con proveedores tiende a incrementar a medida que una empresa crece, y a mayor volumen de contratos, la tarea de llevar un buen control de la gestión de ellos se puede hacer difícil.

Por esta razón conviene apostar por la implementación de un sistema que permita:

• Automatizar los procesos de gestión y evaluación de contratos.
• Hacer seguimiento de todos los contratos y centralizar la información obtenida.
• Visibilidad y accesibilidad de la información, simple y ágilmente.

De esta forma evitarás los problemas que conlleva hacerlo manualmente o de forma desorganizada.

Asimismo, es fundamental para una correcta gestión de contratos tener en cuenta todas las etapas del ciclo de vida del contrato: creación, revisión, aprobación, firma, supervisión y control sobre fechas, términos y condiciones clave.

Los contratos con proveedores se deben considerar como un recurso activo y deben ser administrados en consecuencia con diligencia pues, indudablemente, con un control adecuado lograrás asegurar el cumplimiento del proveedor, reducir costos, riesgos y favorecer el crecimiento de tu organización.

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