Debida diligencia: metodología para mitigar tus riesgos de proveeduría

La gestión de riesgos es una prioridad para cualquier organización que desee mantener su operatividad y competitividad en el entorno corporativo actual. Para los directores de Compras, Adquisiciones, Proveeduría o áreas afines, llevar a cabo una debida diligencia en la selección de proveedores se ha convertido en una herramienta esencial para mitigar riesgos y garantizar un control operacional rentable.

En este artículo, exploraremos cómo un enfoque robusto en la debida diligencia puede ser la clave para gestionar de manera efectiva los riesgos asociados con terceros y asegurar la continuidad del negocio.

El problema: los riesgos asociados con proveedores

La selección y gestión de proveedores es un proceso crítico que, cuando no se maneja adecuadamente, puede exponer a la organización a una serie de riesgos que van desde el incumplimiento normativo hasta interrupciones operacionales y daños reputacionales.

Sin un proceso de debida diligencia bien estructurado, las organizaciones corren el riesgo de trabajar con proveedores que no cumplen con los estándares de calidad, seguridad o responsabilidad social, lo que puede tener consecuencias graves para el negocio.

A continuación, algunos de los riesgos más acuciantes, desde nuestra experiencia de más de 20 años en el sector del control de riesgos operacionales.

Riesgos claves en terceras partes

• Riesgo operacional: un proveedor que no cumple con los plazos de entrega o con los estándares de calidad puede causar retrasos y defectos en los productos finales.
  
  
• Riesgo financiero: la insolvencia de un proveedor puede interrumpir la cadena de suministro, afectando la producción y entrega de productos o servicios subsecuentes en el proceso.
  
  
• Riesgo normativo, regulatorio y/o legal: trabajar con proveedores que caen en incumplimiento con las regulaciones locales e internacionales puede resultar en sanciones legales e interrupciones operativas.
  
  
• Riesgo reputacional: asociarse con proveedores que tienen malas prácticas laborales, ambientales o éticas puede dañar la imagen de la organización, lo que se puede ver traducir en pérdida de confianza, disminución de ventas o aumento de cancelación de suscripciones.

Debida diligencia: el primer paso hacia la mitigación de riesgos de proveedores

La debida diligencia es el proceso mediante el cual las organizaciones evalúan y verifican las capacidades, la solvencia y la reputación de los proveedores antes de establecer una relación comercial. Este proceso es fundamental para identificar y mitigar riesgos antes de que se conviertan en problemas.

Metodología para una debida diligencia efectiva

Para gestionar los riesgos de manera efectiva, es esencial seguir una metodología estructurada en la evaluación y selección de proveedores.

A continuación, se describen los pasos clave para implementar un proceso de debida diligencia robusto:

1. Definición de criterios de evaluación:
   1. Criterios financieros: evaluar la solvencia financiera del proveedor, revisando su historial crediticio, balances financieros, y proyecciones de crecimiento.
      
      
   2. Criterios operacionales: verificar la capacidad técnica del proveedor, sus procesos de producción, y su capacidad para cumplir con los plazos de entrega y los estándares de calidad.
      
      
   3. Criterios normativos: asegurar que el proveedor cumpla con todas las regulaciones aplicables, tanto a nivel local como internacional, incluyendo normativas ambientales, laborales y de seguridad.
      
      
   4. Criterios reputacionales: revisar la reputación del proveedor mediante la investigación de su historial, referencias de clientes y revisiones de cumplimiento ético y social.
      
      
      
2. Recopilación y verificación de información:
   1. Recabar toda la información relevante sobre el proveedor, incluyendo informes financieros, certificados de cumplimiento, auditorías previas, y testimonios de clientes.
      
      
   2. Verificar la exactitud y la validez de la información proporcionada por el proveedor, utilizando fuentes confiables y, si es posible, realizando auditorías in situ.
      
      
      
3. Evaluación de riesgos:
   1. Analizar la información recopilada para identificar posibles riesgos financieros, operacionales, legales y reputacionales.
      
      
   2. Utilizar herramientas de analítica avanzada para evaluar patrones de riesgo y hacer predicciones basadas en datos históricos y actuales.
      
      
      
4. Toma de decisiones basada en datos:
   1. Con los datos estructurados y bien analizados, tomar decisiones informadas sobre la selección de proveedores.
      
      
   2. Establecer criterios claros de elección, priorizando aquellos proveedores que ofrezcan la mejor combinación de fiabilidad, cumplimiento y costo-efectividad.
      
      
      
5. Monitoreo continuo:
   1. Implementar un sistema de monitoreo continuo para evaluar el desempeño del proveedor a lo largo del tiempo.
      
      
   2. Realizar revisiones periódicas del proveedor para asegurarse de que sigue cumpliendo con los términos del contrato y los estándares de la organización.

Analítica avanzada en la debida diligencia

La analítica avanzada juega un papel crucial en la debida diligencia moderna, computando grandes volúmenes de datos para identificar patrones de riesgo que podrían pasar desapercibidos con métodos tradicionales.

Esto no solo mejora la precisión de la evaluación, sino que también permite a los directores de Compras y Proveeduría tomar decisiones más rápidas y basadas en datos sólidos.

Por ejemplo, la analítica avanzada puede ayudar a identificar correlaciones entre problemas pasados con proveedores y posibles futuros incumplimientos, lo que permite a la organización predecir y mitigar problemas antes de que afecten la operación.

Además, facilita la comparación entre diferentes proveedores, destacando aquellos que ofrecen el menor riesgo a largo plazo.

Madurez del programa de gestión de proveedores

La implementación de un proceso de debida diligencia sólido es un indicador claro de la madurez del programa de gestión de riesgos de proveedores de una organización. Un programa maduro no solo evalúa a los proveedores de manera exhaustiva antes de la selección, sino que también incluye mecanismos para monitorear y gestionar continuamente el rendimiento de los proveedores a lo largo del tiempo.

Un programa maduro también se caracteriza por su capacidad para integrar la analítica avanzada en la toma de decisiones, permitiendo a la organización adaptarse rápidamente a los cambios en el entorno operativo y mitigar riesgos de manera proactiva. Esto no solo reduce la exposición a riesgos, sino que también contribuye a un control operacional más rentable y eficiente.

Debida diligencia como catalizador de la competitividad

Tercerizar un servicio es con toda la intención de robustecer a la organización mediante mejores costos, más calidad o mayor agilidad en la producción, y la debida diligencia es el garante de elegir a algún proveedor que brinda un servicio a la altura de nuestras expectativas.

La due diligence es una herramienta indispensable para los directores de Compras, Adquisiciones, Proveeduría o afines, que buscan mitigar los riesgos asociados con la gestión de proveedores.

Al implementar un proceso riguroso y basado en datos, las organizaciones pueden garantizar la selección de proveedores confiables, minimizar la exposición a riesgos y asegurar la continuidad del negocio.

Con la analítica avanzada como aliado, es posible llevar la gestión de proveedores a un nuevo nivel de eficiencia y rentabilidad, asegurando que cada adición a la cadena de valor contribuya al éxito sostenible de la organización, y en ORCA venidos haciendo esto desde hace más de 20 años, acompañando a clientes como aliados estratégicos para seguir consiguiendo socios que impulsen el negocio. Si deseas una consultoría para explorar tus desafíos de gestión de riesgos de terceros, contáctanos haciendo clic en el botón de abajo.