Prospectar, identificar, evaluar y seleccionar proveedores es un proceso que tiene toda la lógica del mundo para quien se dedica a llevar el control de proveedores en una organización.
Ya sea desde el área de Compras, Adquisiciones, Gestión de la Cadena de Suministro o Proveeduría como tal, dicho proceso seguramente resuena a los profesionales encargados de la relación con proveedores; la cuestión no es el qué hacer, entonces, sino el cómo hacerlo. Más aún, cómo hacer de esta evaluación y selección de proveedores un proceso consistente.
Veamos cómo detectar a quienes cumplen con los requisitos primordiales de calidad y costo, pero vayamos también más allá: cómo aportar más valor a largo plazo a la organización a partir de las interacciones con los terceros con quienes hacemos negocio.
Buscando el match con un nuevo aliado
Benchmarking
La base de una estrategia de selección efectiva comienza con una investigación exhaustiva del mercado. Algunas fuentes de información confiables y fáciles de recurrir son:
- Bases de datos industriales
- Ferias comerciales
- Redes de contacto local
Todas ellas son esenciales para generar una lista preliminar de candidatos. Aquí la recomendación es tener al menos mapeados a 5 prospectos a proveedor. Desde luego, según la naturaleza de la tercerización, esto podrá ser poco o mucho; sirve de cualquier manera como referencia de cara al proceso de evaluación y selección de proveedores que estamos desarrollando.
Redes sociales, sitios de opinión y recomendaciones de proveedores o vendors
Plataformas como LinkedIn o directorios empresariales proporcionan insights valiosos sobre la reputación y la presencia en el mercado de posibles proveedores, facilitando así una primera filtración crucial.
Además, los sitios de opinión y hasta las recomendaciones en perfiles de Google pueden ser esas opiniones complementarias que sumen de cara a la perfilación del proveedor.
Evaluación de proveedores
Auditorías y visitas
Las visitas a instalaciones permiten una evaluación directa de las capacidades productivas y de calidad del proveedor, además de sus prácticas de seguridad y responsabilidad social.
Evaluación Financiera
Comprender la solidez financiera de los proveedores es fundamental para garantizar relaciones de largo plazo, analizando aspectos como estados financieros y calificaciones crediticias.
Certificaciones y Cumplimientos
Las certificaciones son un reflejo del compromiso del proveedor con los estándares de calidad y cumplimiento de normativas relevantes, asegurando así alineación con los valores de tu empresa.
Selección de proveedores
Matriz de evaluación
Una matriz de evaluación permite ponderar factores críticos como calidad y costo, adaptándolos a las necesidades y estrategias de la organización.
Una vez hecho este paso básico, el siguiente es indagar más a fondo en los antecedentes de aquellos proveedores que juegan en el rango adecuado en costos y calidad, para ver su fiabilidad. Por ejemplo, listas de verificación como las de la UIF (Unidad de Inteligencia Financiera) en México o su equivalente de Perú (UIF-Perú), así como la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF), que es su símil en Colombia.
Este paso garantiza tratos con terceros que hacen negocios de manera legal y ética, con recursos cuya procedencia es legítima, algo fundamental en la región Latinoamericana.
Negociación y contrato
La negociación de términos contractuales debe buscar la flexibilidad para adaptarse a cambios, asegurando así una colaboración eficaz y mutuamente beneficiosa.
Sin embargo, concluida la negociación, el clausulado debe ser claro y evitar ambigüedades, reflejando cabalmente los acuerdos, dado que irán a un papel firmado que sirva como referencia a ambas partes en caso de alguna disputa.
Integración y desarrollo
La integración de proveedores a la cadena de suministro debe fomentar una relación de colaboración, incluyendo programas de mejora continua y desarrollo conjunto de productos.
Este desarrollo de relación con proveedor debe ser anticipada desde la integración; de esta manera, es más factible que sea vista y promovida no desde los disgustos o la fricción (correctivo), sino como el proceso anticipado desde el onboarding, con la intención de la mejora continua.
Acciones específicas para Latinoamérica
Entender la cultura de negocios local
Las relaciones personales y la comprensión de las dinámicas locales son clave en Latinoamérica, por lo que invertir tiempo en construir confianza es esencial.
Dentro de este punto es necesario entender la lucha que lleva a cabo, vía legislaciones y normatividades, nuestra región contra el lavado de activos y el financiamiento al terrorismo; de ahí la recomendación de verificar en listas negras.
Gestión de riesgos específicos de la región
Estrategias como la diversificación geográfica y la selección de proveedores alternativos ayudan a mitigar riesgos asociados a la volatilidad económica y a desafíos logísticos.
De la misma manera, un factor a considerar en el contexto latinoamericano serán las votaciones de 2024, con sus posibles cambios de gobierno que pueden venir acompañados de nuevas exigencias regulatorias, nuevos aranceles o gravámenes a mercancías, cambios en políticas económicas, etc.
Conclusiones sobre evaluación y selección de proveedores
Implementar una estrategia meticulosa para la evaluación y selección de proveedores no solo resuelve un problema crítico para los directores de gestión de proveedores, sino que también impulsa la competitividad y resiliencia organizacional.
En el contexto de México y Latinoamérica, esta aproximación no solo asegura la calidad y la eficiencia en la cadena de suministro, sino que también promueve una adaptación efectiva a las complejidades regionales, traduciéndose en un impacto positivo sustancial tanto para el rol del director como para las finanzas y la estrategia global del negocio.
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