La gestión de proveedores se ha vuelto un componente clave en la estrategia de compras o adquisiciones de las organizaciones, que se ha ido complejizando cada vez, especialmente cuando se trata de gestión de riesgos de terceros (Third-Party Risk Management en inglés o TPRM).
No se trata únicamente de negociar precios o condiciones, sino de entender y mitigar los riesgos que conlleva depender de un tercero para funciones críticas del negocio.
Desde la perspectiva de riesgos, existen varios aspectos esenciales en los contratos con proveedores que pueden aumentar la exposición de la organización a fallos operativos, regulatorios o reputacionales con impactos financieros si no se gestionan adecuadamente.
A continuación, exploramos cómo minimizar el impacto de los riesgos contractuales relacionados con tus proveedores mediante una evaluación de dicho acuerdo con un enfoque de riesgos, centrándonos en términos explícitos e implícitos, penalizaciones, omisiones y otros elementos que podrían poner en peligro a la organización.
1. Términos explícitos: definición clara de servicios y niveles de rendimiento (SLA)
Los contratos con proveedores deben establecer de manera clara y explícita los servicios que se proporcionarán, con acuerdos de nivel de servicio (o Service Level Agreements en inglés, SLAs) detallados y bien definidos. Dichos SLAs no solo deben cubrir el rendimiento mínimo esperado, sino también los tiempos de respuesta y las responsabilidades en caso de fallos o incumplimientos.
Riesgo a considerar
SLAs vagos o imprecisos pueden generar brechas en las expectativas de rendimiento. Esto puede resultar en situaciones donde el proveedor no cumple con lo acordado, pero tampoco incurre en penalizaciones porque los términos del contrato no son claros.
Cómo minimizar el riesgo
Incluir métricas de rendimiento específicas en los SLAs, con frecuencia de monitoreo definida y mecanismos claros para reportar cualquier desviación. Además, se deben establecer cláusulas de remediación que especifiquen las acciones correctivas en caso de incumplimientos menores, para evitar la escalada de problemas.
2. Términos implícitos: riesgos de dependencia y subcontratación
Algunos contratos con proveedores contienen riesgos implícitos que no siempre se reconocen de inmediato, como la dependencia excesiva de un solo proveedor o la subcontratación de servicios críticos a terceros que no están cubiertos directamente por el contrato inicial. Estos riesgos, si no se identifican, pueden incrementar la exposición a interrupciones operativas o problemas de calidad.
Riesgo a considerar
La dependencia excesiva de un único proveedor clave puede generar una concentración de riesgo que afecta la resiliencia operativa. Además, la subcontratación no regulada puede exponer a la organización a riesgos de calidad o cumplimiento, ya que el proveedor principal no tiene control directo sobre los subcontratistas.
Cómo minimizar el riesgo
Incluir una cláusula de transparencia que obligue al proveedor a informar sobre cualquier subcontratación y a garantizar que los subcontratados cumplan con los mismos estándares de servicio. Asimismo, es recomendable diversificar a los proveedores críticos y evaluar la posibilidad de tener proveedores alternos o redundantes para servicios clave.
3. Penalizaciones e incentivos: guiando al proveedor
Un contrato bien diseñado debe contemplar penalizaciones para mitigar el riesgo de incumplimientos por parte del proveedor, pero también incentivos que alineen los intereses del proveedor con los de la organización.
Las cláusulas de penalización pueden reducir el impacto financiero de un fallo en el servicio, mientras que los incentivos pueden mejorar el rendimiento general y la proactividad del proveedor.
Riesgo a considerar
Las penalizaciones poco claras o poco aplicables pueden ser ineficaces para garantizar el cumplimiento. Además, la ausencia de incentivos puede desalentar la mejora continua del proveedor, llevando a un rendimiento estancado o mínimo.
Cómo minimizar el riesgo
Definir penalizaciones escalonadas que se incrementen con el tiempo o la gravedad del incumplimiento. Incluir también incentivos financieros o de renovación de contratos basados en un rendimiento superior a los SLAs acordados, lo que promoverá la proactividad del proveedor y la mejora continua.
4. Omisiones: riesgos no considerados en los contratos
Las omisiones en los contratos con proveedores son a menudo una fuente de exposición a riesgos que podrían haberse mitigado. No abordar temas como la responsabilidad ante incidentes de seguridad o la continuidad del negocio puede dejar a la organización vulnerable a fallos operacionales o incumplimientos regulatorios.
Riesgo a considerar
La omisión de cláusulas sobre la gestión de riesgos cibernéticos, protección de datos o planes de continuidad ante desastres puede exponer a la organización a sanciones regulatorias o pérdidas significativas en caso de incidentes. Además, la falta de un plan de salida del contrato puede dificultar la transición a nuevos proveedores.
Cómo minimizar el riesgo
Incorporar cláusulas sobre ciberseguridad, gestión de datos y planes de continuidad como requisitos mínimos para los proveedores. Asimismo, incluir un plan de salida que asegure una transición fluida en caso de que el proveedor no cumpla con los términos acordados o deba ser reemplazado.
5. Acuerdos desfavorables o exposición por encima del apetito de riesgo
Es común que algunos contratos contengan acuerdos desfavorables o cláusulas que, si bien pueden parecer inofensivas al principio, exponen a la organización a un riesgo que está por encima de su apetito o umbral aceptable de riesgo. Esto incluye la transferencia inadecuada de responsabilidades o la limitación de la responsabilidad del proveedor en escenarios críticos.
Riesgo a considerar
Las cláusulas que limitan excesivamente la responsabilidad del proveedor pueden dejar a la organización cargando con los costos completos de un fallo significativo. Además, algunos acuerdos pueden transferir riesgos de cumplimiento o regulatorios a la organización primaria, exponiéndola a sanciones o pérdidas reputacionales.
Cómo minimizar el riesgo
Revisar detenidamente todas las cláusulas de responsabilidad y limitaciones de responsabilidad, asegurando que los proveedores asuman una proporción justa del riesgo. Las organizaciones deben asegurarse de que el contrato refleje su apetito de riesgo y que cualquier transferencia de riesgo sea claramente entendida y aceptada.
Contratos con buenos tratos
Los equipos de Compras y Adquisiciones, o bien él o los responsables de la función de gestionar a los proveedores u otros terceros en la cadena de suministro para las operaciones del negocio, deben tener en cuenta estos aspectos desde una perspectiva de gestión de riesgos para asegurar que los contratos con proveedores no solo sean favorables desde un punto de vista financiero, sino también robustos en términos de control de riesgos.
Reducir la exposición a riesgos mediante una correcta estructuración de términos explícitos, implícitos, penalizaciones y evitando omisiones o acuerdos desfavorables, permite a las organizaciones operar dentro de sus umbrales de riesgo aceptable, protegiendo tanto sus operaciones como su reputación.
La práctica de la gestión de riesgos de contratos debe ser siempre acompañada de una debida diligencia en las etapas tempranas de selección de proveedores, y sus requisitos pueden variar dependiendo de la industria. Para saber con seguridad qué deberías estar evaluando en estos prospectos a proveedor, te invitamos a descargar la guía Debida diligencia en diversos sectores: mitiga riesgos de proveedores, que puedes encontrar hacia clic en el botón de abajo.
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