SOX compliance: desafíos y estrategias para su cumplimiento cabal

La Ley Sarbanes-Oxley (SOX), promulgada a inicios de este siglo en respuesta a una serie de escándalos financieros de alto perfil que involucraron a empresas como Enron y WorldCom, es un hito clave en la conformación del que terminaría siendo, hoy por hoy, el enfoque GRC.

Dicho enfoque, surge a partir de la necesidad, evidenciada por tales escándalos, de proteger a los inversores mediante controles que permitan mejorar la precisión y fiabilidad de las declaraciones financieras corporativas.

Esta ley establece requisitos rigurosos de auditoría y control financiero para las corporaciones públicas, lo que constituye su principal valor.

Entendidos su origen e importancia, y puestos a cumplirla, en este artículo abordaremos cuáles son sus desafíos más importantes, para anticiparlos y sortearlos de buena manera.

Retos y desafíos en la implementación de SOX compliance

1. Establecimiento de controles internos adecuados

Uno de los principales desafíos es el diseño e implementación de controles internos eficaces que puedan prevenir y detectar fraudes y errores en el reporte financiero.

Determinar qué controles son necesarios y cómo deben ser estructurados puede ser complejo, especialmente para organizaciones grandes y multifacéticas.

2. Costo de implementación y mantenimiento

La implementación de los controles internos y los sistemas de reporte requeridos por SOX puede ser costosa. Esto incluye costos de auditoría externa, tecnología para dar soporte a los controles, y la capacitación del personal.

Para pequeñas organizaciones, estos costos pueden ser particularmente onerosos.

3. Capacitación y cultura organizacional

Fomentar una cumplimiento normativo dentro de la organización es esencial, pero de igual manera desafiante.

Requiere una formación continua del personal sobre la importancia del cumplimiento normativo de SOX y cómo sus acciones afectan el estado de compliance general en la organización.

4. Cambios constantes en las regulaciones

Las regulaciones financieras no son estáticas, sino que cambian en respuesta a nuevos desarrollos en el mercado y lecciones aprendidas de auditorías anteriores.

Mantenerse al día con estos cambios y adaptar los sistemas de control puede ser un desafío continuo.

5. Gestión de datos y tecnología de información

La gestión eficiente de la tecnología usada para recabar, analizar y mostrar la información, con la implicación de cuidar la integridad de los propios datos, son críticas para la ley SOX.

Los sistemas deben ser capaces de garantizar la exactitud y seguridad de los datos financieros, lo que requiere soluciones tecnológicas robustas y seguras.

Alcance de SOX compliance: ¿aplica para Latinoamérica?

Si bien las organizaciones en Latinoamérica no están obligadas por la ley a cumplirla, aquí hay algunas precisiones necesarias por hacer.

1. En primer lugar, ser específicos sobre la naturaleza de la organización en sí: si son empresas que cotizan en bolsas de valores de Estados Unidos, (por ejemplo, la NYSE o NASDAQ) o si cuenta con American Depositary Receipts (ADRs), así como también en el caso de ser filial de alguna empresa estadounidense que deba cumplir esta Ley.
   
   En ambos casos, en automático aplica el SOX compliance, aunque la empresa esté fuera del territorio de las barras y las estrellas.
   
   
2. En segundo lugar, situamos al cumplimiento de SOX por voluntad propia de la organización, ¿por qué alguien se propondría un requisito más de compliance? Aquí es donde cobra total relevancia el término de “mejores prácticas”. Las organizaciones que deseen mejorar la transparencia, eficiencia, responsabilidad y rendimiento de cuentas dentro de la organización, para fortalecer su reputación y posición en el mercado, encontrarán en la ley SOX una sólida guía para lograrlo.
   
   También en caso de querer atraer inversión directa de EE. UU. o estrechar las manos con socios de esa nación, se encontrará que SOX fortalece la credibilidad y confianza de los stakeholders.

Si por cualquier de estas razones, debes cumplir con la ley SOX, aquí te dejamos nuestros consejos expertos, que hemos ayudado a implementar en organizaciones de diversos sectores, entre los que destacan desde luego el financiero, pero también el energético, tecnológico, manufactura o retail, por ejemplo. Sin más, vamos a ellas.

Estrategias para el cumplimiento efectivo con SOX

1. Evaluación y mejora continua de controles internos

Realiza evaluaciones periódicas de los controles internos para asegurar que sigan siendo efectivos y relevantes.

Las mejoras deben hacerse de manera continua en respuesta a las deficiencias identificadas durante las auditorías, tanto internas como externas.

2. Inversión en tecnología

Invierte en sistemas de TI que faciliten la recopilación, almacenamiento y análisis seguro de datos financieros.

Las soluciones de software de cumplimiento y GRC actuales como ORCA GRC pueden automatizar muchos de los procesos de control y reporte requeridos por SOX.

3. Formación y cultura

Desarrolla programas de capacitación regular para educar a los empleados sobre sus roles y responsabilidades bajo SOX.

Fomenta una cultura de transparencia y ética donde el cumplimiento sea valorado y reforzado desde la alta dirección, alcanzando todos los niveles de la organización.

4. Seguimiento y reporte

Implementa procedimientos para el seguimiento continuo y el reporte de la efectividad del control interno. Esto debería incluir la implementación de un sistema formal para reportar deficiencias y avances en el cumplimiento a la gerencia y a la junta directiva.

5. Colaboración con consultores externos

Trabaja de cerca con consultores externos para obtener insights sobre cómo mejorar los controles internos y asegurar que la organización cumpla con los requisitos de SOX.

La comunicación abierta y regular puede ayudar a identificar problemas potenciales antes de que se conviertan en violaciones de cumplimiento.

En ORCA, contamos con servicios especializados de consultoría en cumplimiento normativo, precisamente para darte esta visión externa tan necesaria para evitar sesgos cognitivos o superar brechas de conocimiento en prácticas específicas.

6. Monitoreo regulatorio activo

Mantente actualizado con las últimas interpretaciones y cambios en las leyes SOX. Subscribirse a actualizaciones de organismos reguladores o contratar consultores especializados puede ser útil.

Cumplir con SOX: confianza desde la transparencia

Estar en cumplimiento con SOX es un proceso continuo que requiere inversión en tecnología, desarrollo de personal, y una fuerte cultura de cumplimiento, todo, sostenido por controles que aseguren la efectividad del proceso.

Aunque puede ser desafiante y costoso, el beneficio de mantener la confianza de los inversores y evitar las repercusiones legales y financieras de la no conformidad justifica estos esfuerzos.

Implementar estrategias efectivas y mantener una actitud proactiva son clave para navegar los desafíos del cumplimiento de SOX, y en eso, somos expertos en ORCA. Recibe una asesoría sin costo alguno haciendo clic debajo, y comencemos a analizar tu caso específico.