Monitoreo continuo de proveedores: estabilidad para tus operaciones

Publicado por Equipo de Investigación ORCA el 25 de septiembre de 2024
Monitoreo continuo de proveedores: estabilidad para tus operaciones
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En el entorno actual, donde la estabilidad de las operaciones es fundamental para la continuidad del negocio, el monitoreo continuo de proveedores se ha convertido en una estrategia crítica para asegurar una producción confiable y predecible.

La relación con los proveedores impacta directamente en la capacidad operativa de una organización. Si un proveedor crítico falla, la interrupción puede afectar toda la cadena de suministro, causando retrasos, pérdidas económicas y una pérdida general de competitividad en el mercado.

Por esta razón, un monitoreo constante, idealmente en tiempo real, es esencial para identificar posibles riesgos o interrupciones antes de que impacten en las operaciones: este enfoque permite a las organizaciones gestionar y mitigar riesgos de manera proactiva, garantizando que los proveedores cumplan con los estándares requeridos y evitando sorpresas que puedan comprometer la estabilidad del negocio.

 

A tiempo hoy, es en tiempo real

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El monitoreo continuo de proveedores proporciona información clave sobre el desempeño y la confiabilidad de los terceros con los que una organización colabora. Este proceso de monitoreo, cuando se realiza en tiempo real, ofrece beneficios cruciales para garantizar la estabilidad de las operaciones.

Los proveedores juegan un papel fundamental en la cadena de suministro, y su desempeño afecta directamente a la organización.

La falta de control sobre los riesgos que representan puede traducirse en retrasos de producción, aumento de costos o incluso interrupciones significativas.

Entre los beneficios más importantes de un monitoreo constante destacan:

  • Detección temprana de problemas: con un monitoreo continuo, es posible identificar posibles problemas en la cadena de suministro antes de que se conviertan en crisis operativas.

  • Evaluación del desempeño: el monitoreo en tiempo real permite comparar el rendimiento de los proveedores respecto a los acuerdos establecidos, lo que ayuda a evaluar si cumplen con sus compromisos en términos de calidad, tiempos de entrega y servicio.

  • Mejora de la planificación: tener visibilidad continua del estado de los proveedores permite a las organizaciones anticiparse a posibles interrupciones y ajustar su planificación operativa en consecuencia.

 

Este enfoque no solo mitiga riesgos, sino que también contribuye a generar un control operacional rentable al optimizar los procesos internos y mejorar la eficiencia en la toma de decisiones.

 

Priorizar a los proveedores críticos: un enfoque estratégico

Sabes bien que no todos los proveedores tienen el mismo nivel de impacto en las operaciones, por ende, es esencial que las organizaciones identifiquen primero a sus proveedores críticos y les asignen una prioridad de monitoreo mayor.

Para no obviar su definición, diremos que los proveedores críticos son aquellos que, de fallar, podrían detener o ralentizar significativamente las operaciones de la organización, lo que tendría repercusiones directas al negocio.

Al priorizar a estos proveedores, se pueden aplicar medidas más estrictas de monitoreo y control, como:

  • Indicadores de desempeño clave (Key Performance Indicators, KPIs): establecer KPIs específicos que se supervisen de manera continua, como tiempos de entrega, calidad de entregables y cumplimiento de contratos.

  • Revisiones más frecuentes: para proveedores de alta criticidad, es recomendable aumentar la frecuencia de las evaluaciones de riesgo y desempeño.

 

Este enfoque asegura que los recursos y esfuerzos de la organización se concentren en los proveedores que pueden generar el mayor impacto en la operación, minimizando riesgos y garantizando la estabilidad operativa.

 

La analítica avanzada en el monitoreo continuo de proveedores

 

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El uso de modelos matemáticos y modelos predictivos ha revolucionado la forma en que las organizaciones pueden anticipar problemas y gestionar riesgos en su cadena de suministro, ya que tales modelos permiten no sólo analizar grandes cantidades de datos, sino también identificar patrones que entonces prevean interrupciones antes de que ocurran, lo que facilita la toma de decisiones más informada y proactiva.

Veamos algunas de sus características:

  • Modelos predictivos: utilizar modelos basados en datos históricos de desempeño de los proveedores permite anticipar posibles fallos o retrasos, permitiendo a las organizaciones ajustar su estrategia con tiempo suficiente para evitar interrupciones.

  • Análisis de tendencias: estos modelos también pueden detectar tendencias que indiquen un descenso en el rendimiento de un proveedor, como entregas recurrentemente tardías o disminución en la calidad del servicio.

 

Incorporar estos modelos en el proceso de monitoreo continuo de proveedores brinda una capa adicional de seguridad, ya que permite prever problemas antes de que afecten la operación, mejorando la capacidad de respuesta y optimizando la gestión de riesgos.

 

Monitoreo continuo: componente último y recurrente de TPRM

Es importante destacar que el monitoreo continuo de proveedores es solo una parte de un programa integral del modelo más amplio de gestión de riesgos de proveedores, o Third-Party Risk Management (TPRM) como se le conoce en el mundo anglosajón.

Estos modelos de control suelen constar de varias fases, cada una de las cuales es esencial para garantizar la fiabilidad y estabilidad de los proveedores a largo plazo; a saber, dichas fases esenciales son:

  • Debida diligencia: antes de seleccionar un proveedor, es fundamental realizar una investigación exhaustiva para evaluar sus capacidades, estabilidad financiera y riesgos inherentes.

  • Gestión de riesgos en contratos: los contratos con los proveedores deben incluir cláusulas específicas para gestionar los riesgos, precisiones conceptuales que eliminen ambigüedades y garantías para el cumplimiento de los acuerdos de servicio.

  • Evaluación de desempeño y riesgos: una vez que el proveedor ha sido contratado, es importante realizar evaluaciones periódicas de su desempeño para asegurar que cumple con los estándares acordados, y detectar riesgos emergentes o cambios en los perfiles o criterios de riesgo previas.

  • Monitoreo continuo: este es el corolario del programa, ya que garantiza que la evaluación de los riesgos no se detiene. El monitoreo constante permite reaccionar rápidamente ante cualquier cambio en el desempeño del proveedor o en el entorno externo que pudiera impactar en las operaciones.

 

El monitoreo continuo no es una tarea estática, sino que requiere ajustes y actualizaciones a medida que se identifican nuevos riesgos o cambian las circunstancias de los proveedores. Es, en esencia, una fase iterativa dentro de la gestión de riesgos de proveedores, lo que implica que debe estar siempre activo y en evolución constante.

 

Madurando el programa de monitoreo de proveedores

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Con el tiempo, y a medida que el proceso de monitoreo continuo de proveedores se perfecciona, el programa de gestión de riesgos de terceros debe madurar: implica ajustar los modelos de análisis y monitoreo a las necesidades cambiantes de la organización, así como a las condiciones del mercado.

La maduración del programa incluye:

  • Revisión de métricas clave: a medida que la relación con los proveedores evoluciona, las métricas utilizadas para evaluar su desempeño deben ajustarse, ya que podríamos querer desarrollar más a alguno con arreglo a su desempeño, o vincularlas a algún tipo de control para optimizar la relación.

  • Mejora continua: el proceso de monitoreo debe mejorar permanentemente con base en las lecciones aprendidas y la evolución de las mejores prácticas en la industria; este proceso debe ser fluido.

  • Expansión del monitoreo: a medida que las organizaciones crecen y diversifican su cadena de suministro, es importante expandir el monitoreo continuo a nuevos proveedores que sean críticos para las operaciones.

 

Un programa de monitoreo que madura progresivamente asegura que la organización se mantenga ágil y preparada para enfrentar cualquier desafío o interrupción que pudiera surgir en su cadena de suministro, lo que en última instancia mejora la resiliencia operativa y garantiza la continuidad del negocio.

 

El valor de un monitoreo continuo de proveedores

El monitoreo continuo de proveedores es una herramienta fundamental para garantizar la estabilidad operativa y la eficiencia de cualquier organización.

Al priorizar a los proveedores críticos, utilizar modelos predictivos y establecer un sistema de monitoreo constante, las organizaciones pueden reducir los riesgos en su cadena de suministro y asegurar una operación más rentable y resiliente.

Para conocer más sobre cómo madurar tu programa de control de proveedores, te invitamos a descargar nuestra guía ¿Qué tan maduro es tu modelo de control de proveedores? En ella descubrirás los componentes esenciales, errores más comunes y niveles de madurez constitutivos de estos programas, mismos que toda organización debe conocer para gestionar eficazmente los riesgos de terceras partes.

Temas: Gestión de proveedores