Cómo las auditorías en sitio pueden impulsar la eficiencia operativa

Era un día como cualquier otro en TechParts: los informes de producción estaban al día, los pedidos llegaban sin contratiempos y la confianza en la operación era alta. Sin embargo, detrás de las paredes de uno de sus principales proveedores, se escondían deficiencias que amenazaban con desestabilizar toda la cadena productiva.

Todo cambió cuando una auditoría en sitio sacó a la luz los problemas ocultos que amenazaban la producción. Este descubrimiento no solo evitó un desastre inminente, sino que también transformó la manera en que TechParts manejaba sus relaciones con terceros.

La auditoría en sitio al rescate de las operaciones

TechParts, como muchas otras organizaciones, depende de una red compleja de proveedores para mantener su operación. Un componente crítico para sus productos provenía de un proveedor ubicado a varios cientos de kilómetros.

Todo parecía ir bien hasta que una auditoría en sitio reveló lo que los informes no podían mostrar: la capacidad instalada del proveedor estaba al límite, además de algunos procesos que no seguían los estándares acordados y cuestiones relacionadas con la capacitación del personal.

Los auditores identificaron que, aunque el proveedor estaba cumpliendo con los pedidos, lo hacía a costa de la eficiencia y la calidad: las máquinas funcionaban a una capacidad que no podían sostener a largo plazo, lo que provocaba un desgaste prematuro y aumentaba el riesgo de fallos técnicos que requieren mucho tiempo para ser resueltos.

Además, los procesos no estaban bien documentados, lo que significaba que cualquier variación en la producción podía llevar a errores significativos.

Por último, el personal no solo era insuficiente en número, sino también en su conocimiento y dominio de los procesos, lo que exacerbaba los problemas.

El equipo de TechParts actuó rápidamente: renegoció términos contractuales con este proveedor, se implementaron medidas correctivas en la planta y se establecieron nuevas objetivos de formación para el personal, alineados a la producción. Lo que pudo ser una crisis se convirtió en una oportunidad para fortalecer la cadena de suministro y asegurar la calidad de los productos.

Evitar riesgos en tu sector: el valor de la auditoría en sitio

Las auditorías en sitio son esenciales no solo en la industria de la transformación (como el proveedor de TechParts) sino en cualquier sector donde se dependa de terceros para la entrega de productos o servicios, precisamente como el sector terciario.

Aquí hay algunos ejemplos de cómo una auditoría en sitio puede ser aplicada a diversos sectores, partiendo de los riesgos críticos evidenciados en la auditoría en sitio de nuestro ejemplo:

• Capacidad Instalada: en una empresa de logística, una auditoría en sitio puede revelar que la infraestructura del proveedor no puede manejar picos de demanda, lo que podría causar retrasos en la entrega de productos cruciales. Al identificar este problema con antelación, la empresa puede tomar medidas para diversificar su red de proveedores o ayudar al proveedor a mejorar su capacidad.
  
  
• Procesos en sitio: en un centro de atención al cliente, una auditoría puede descubrir que los procesos de manejo de quejas no están siendo seguidos, lo que podría llevar a una mala experiencia del cliente y dañar la reputación de la empresa. La auditoría permite corregir estas deficiencias antes de que se conviertan en un problema generalizado.
  
  
• Suficiencia del personal: en una empresa de servicios de TI, una auditoría en sitio puede revelar que el personal del proveedor no está suficientemente capacitado en las tecnologías más recientes, lo que podría comprometer la calidad del servicio. Al abordar este problema, la empresa puede asegurar que el proveedor está bien equipado para cumplir con los estándares requeridos.

Estos ejemplos dejan de manifiesto cómo las auditorías en sitio pueden ser aplicadas en diversos sectores, y si bien aquí nos mantenemos con los ejemplos evaluados al proveedor de TechParts, estas evaluaciones van acorde a los puntos críticos que la organización primaria debería medir.

Lecciones aprendidas sobre las auditorías en sitio 

La historia de TechParts y otros ejemplos similares ofrecen estas lecciones clave:

• La importancia de evaluar la capacidad instalada: asegurarse de que los proveedores puedan sostener su producción a largo plazo es crucial para evitar interrupciones en la cadena productiva.
  
  
• Verificación de procesos en sitio: no basta con confiar en los informes; es esencial verificar que los procesos se sigan correctamente en el lugar, garantizando la calidad y consistencia.
  
  
• Evaluación de la capacidad del personal: asegurar que el personal del proveedor tenga no sólo la cantidad necesaria (el headcount) sino, más importante aún, la formación y conocimiento fundamentales para mantener altos estándares de calidad.

Acciones concretas para mejorar la gestión de auditorías en sitio

Para poner en práctica estas lecciones, aquí tienes algunas acciones concretas que puedes tomar:

• Implementar un calendario regular de auditorías en sitio: realiza auditorías regulares en los sitios de tus proveedores para asegurar que su capacidad instalada, procesos y personal cumplen con los estándares de tu empresa.
  
  
• Desarrollar protocolos de evaluación de capacidad: crea un protocolo estandarizado para evaluar la capacidad instalada de tus proveedores, asegurando que puedan cumplir con tus necesidades a largo plazo.
  
  
• Capacitación y certificación del personal de auditoría: asegura que tus auditores estén capacitados y certificados para evaluar no solo los procesos, sino también la suficiencia del personal en los sitios de tus proveedores.
  
  
• Establecer auditorías de seguimiento: no basta con una auditoría única; asegúrate de realizar auditorías de seguimiento para verificar que las mejoras recomendadas se implementen de manera efectiva.

La historia de TechParts ilustra cómo las auditorías en sitio pueden ser una herramienta poderosa para identificar y mitigar riesgos, no solo en la fabricación, sino en cualquier sector. Estas auditorías permiten a las empresas ver más allá de los informes y asegurarse de que cada parte de la cadena productiva esté alineada con sus objetivos.

Con una planificación adecuada, el uso de tecnología avanzada y un enfoque proactivo, las auditorías en sitio pueden transformar las operaciones y asegurar el éxito a largo plazo.

Si en tu caso, la auditoría se hace a distancia, no por eso deben perder rigor; para este caso, te invitamos a descargar la guía 5 claves para hacer auditorías remotas exitosas haciendo clic aquí debajo: aprenderás algunas mejores prácticas para ejecutar auditorías con tierra de por medio.