Garantizar que las actividades dentro de la empresa se lleven a cabo según lo planeado es posible con un adecuado control de operaciones, que se enfoque en identificar y prevenir las amenazas a procesos como el de inventarios, mantenimiento, proveedores o gestión de presupuestos, según las necesidades y características de cada empresa.
El control de operaciones toma relevancia debido a que permite comprobar que los objetivos de negocio se están cumpliendo pero también permite dar orden a todos los recursos de las organizaciones; además, se encarga de implementar herramientas para la toma de decisiones inteligentes respecto a las actividades a ejecutar.
Sin embargo, todas las operaciones empresariales conllevan cierta probabilidad de riesgos, como pérdidas financieras originadas por fallas en procesos, personal o tecnología; por lo que el control operativo implica el establecimiento de normas y controles para asegurar su cumplimiento de regulaciones y procedimientos.
Actualmente, este sistema de control continúa ganando importancia debido a que ante los constantes cambios en el mercado y economía global, las organizaciones deben ser capaces de reorientar objetivos, estrategias, productos, servicios y procesos para ser más competitivas y mantenerse vigentes.
El control de operaciones y de sus riesgos, se compone de tres puntos básicos que ayudan a gestionar y controlar de manera eficaz los cambios que puedan ocurrir en la organización.
- Planificación.
- Organización.
- Supervisión.
Si tu organización pertenece al sector de manufactura, por ejemplo, con ORCA es posible habilitar la mejora del control de operaciones y de proveedores, con una solución de gestión de riesgos en la cadena de suministro.
Beneficios del control de operaciones
Implementar este tipo de control brinda a las organizaciones beneficios y ventajas competitivas, pues facilita el ahorro de recursos monetarios al eliminar gastos innecesarios y mantiene satisfechos a los clientes con la garantía de calidad.
Cuando se hace empleando la tecnología adecuada, también atiende los desfases en fechas de entregas de insumos y material de trabajo al habilitar checklists para que los proveedores puedan suministrar en tiempo y forma a través de flujos de comunicación y notificaciones que avisan a los involucrados del estado de inventarios.
Por otra parte, uno de los problemas recurrentes de las empresas es tener que detener la operación a causa de que las materias primas no cumplen con las especificaciones de calidad solicitadas.
En estos casos el control de operaciones se encarga de realizar evaluaciones para vincular los resultados hacia acciones prioritarias de atención enfocadas a las posibles amenazas, para evitar la materialización de riesgos.
Riesgos operativos
El riesgo en el control de operaciones surge como consecuencia de la actividad diaria y está motivado por factores externos e internos. Existen distintos factores que son fuente de riesgo, como áreas de recursos humanos, seguridad de la información o fallas en la tecnología utilizada.
Llevar un control operacional logra mitigar los riesgos operativos que son inevitables y aparecen con frecuencia en las empresas, entre los principales se encuentran:
- Fraude interno: se trata de robos, sobornos o incumplimiento de normas por parte de empleados que derivan en pérdidas financieras relacionadas con el diseño inapropiado de los procesos críticos o procedimientos inadecuados y por la falta de controles efectivos.
- Fraude externo: se origina por la actuación de personal externo en el quehacer de la empresa y se puede presentar por robos, falsificación de documentos o ataques informáticos. Se incluyen factores legales, desastres naturales o actos delictivos.
- Fallas tecnológicas: son riesgos que surgen del uso inadecuado de sistemas de información y tecnologías relacionadas con el quehacer de la empresa como atentados en contra de la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos.
- Gestión de procesos: implican captura de transacciones y datos en grandes volúmenes, así como el reporte y documentación de clientes.
- Recursos humanos: abarca daños al personal asociados con negligencia, errores humanos, sabotaje, fraude, robo o contratos confusos.
- Daños materiales: los activos físicos de la empresa están en riesgo cuando ocurren desastres como incendios o sismos, por lo que el control de operaciones da las herramientas para identificar los daños o perjuicios.
- Servicios, clientes o proveedores: incumplimiento por parte de proveedores o clientes provocan daños a las empresas.
Mitiga los riesgos operativos
Para contrarrestar estos riesgos es necesario llevar a cabo buenas prácticas durante el proceso de control de operaciones como:
- Evaluaciones recurrentes.
- Conocer los niveles de cumplimiento regulatorio y de procedimientos, tanto internos como de los proveedores.
- Gestión de resultados para determinar acciones concretas contra las amenazas.
Asimismo, se requiere un marco integral de todos los puntos de control que emanan de las diferentes regulaciones y mantenerlos en constante monitoreo para su cumplimiento.
Las grandes ventajas que trae consigo el correcto control de operaciones, es la reducción en los costos operativos, mayor productividad, mejora de la calidad del servicio e incremento en los índices de satisfacción; mismos que tienen impacto positivo en la rentabilidad del negocio.
ORCA brinda herramientas tecnológicas integradas con servicios especializados, listas para su implementación en este y otros procesos de control; con una solución capaz de adaptarse a cambios futuros de acuerdo con la evolución del negocio, las políticas internas y las nuevas regulaciones.
Además, aumenta la competitividad en el mercado con tiempos mínimos de ejecución y reduciendo pérdidas económicas por fallas o amenazas en las operaciones. Si deseas saber más sobre soluciones efectivas de control de operaciones, descarga nuestro ebook sobre prevención de amenazas en procesos críticos del negocio.
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