Un sistema adecuado de control de proveedores abarca tanto la gestión de riesgos asociados a terceros, como la gestión de iniciar, desarrollar y terminar adecuadamente las relaciones con ellos; este sistema de control es clave en la administración de una organización.
Actualmente, ante la digitalización que experimentan muchos sectores, se requiere de la implementación de un software de gestión basado en la nube, para ejecutar con éxito un sistema eficiente de control de proveedores a lo largo de toda su cadena.
De no contar con un sistema adecuado de control, se podrían generar pérdidas económicas importantes para la empresa contratante, como consecuencia de incidentes o interrupciones en la cadena de suministros que afecten las operaciones o servicio ofertado.
De acuerdo con un reporte reciente, 87% de los encuestados ha tenido algún incidente por parte de un proveedor que ha afectado sus operaciones, 28% de quienes sufrieron incidentes ha debido enfrentar grandes interrupciones en el servicio, y un 11% de quienes tuvieron incidentes vio sus actividades completamente interrumpidas.
El control de proveedores contempla los siguientes elementos dentro del proceso de gestión, con el objetivo de prevenir los riesgos asociados a terceros y lograr cumplir los objetivos estratégicos:
- Debida diligencia.
- Gestión de contratos.
- Monitoreo continuo.
- Evaluación de riesgo.
- Terminación.
De esta forma las empresas pueden tener un panorama analítico más amplio sobre los posibles riesgos o amenazas a los que podrían estar expuestas, y en consecuencia preparar un plan sólido de manejo, mitigación y solución en caso de que se presenten.
A continuación te presentamos los beneficios que traerá a tu empresa el control de proveedores, apoyado en las soluciones tecnológicas adecuadas:
1. Protección de la información de los clientes
El acceso de proveedores a información sensible de tu organización es inevitable, ya sea a datos personales de tus clientes, información de tu organización, o de ambos.
Por esta razón, es importante el uso de plataformas tecnológicas seguras y confiables que te permitan garantizar la protección de la información crítica.
Hoy en día, brindar seguridad a los datos de tus clientes es un factor de suma relevancia para mantener una buena reputación y con ello reforzar la confianza y fidelización, pues en esta era digital, proteger la información es considerado un parámetro de éxito.
Asimismo, con el avance de la digitalización este criterio seguirá ganando valor, por lo que se puede considerar como una ventaja competitiva no sólo en el mercado actual, sino que también a mediano plazo.
2. Optimización de procesos y recursos
Reducir el trabajo manual con la automatización de procesos del control de proveedores, posibilita la identificación oportuna y precisa, tanto de amenazas como de oportunidades, minimizando además el margen de error humano.
La automatización también genera ahorro de tiempo y costos, pues permite integrar procesos, reduciendo de esta manera no sólo las horas de trabajo de los trabajadores hasta en un 40%, sino todos recursos empleados para llevar a cabo la gestión de terceros.
La optimización de recursos favorece además, una mayor inversión de tiempo, esfuerzo y otros recursos, en actividades estratégicas de mayor valor comercial que impacten positivamente en la rentabilidad del negocio.
3. Cumplir con las regulaciones y normativas
Puesto que la normativa se encuentra en constante modificación, es fácil incurrir en incumplimientos, debido a que no se identifica oportunamente por parte de los proveedores.
Sin embargo, al implementar un software de control de proveedores, las actualizaciones respecto a la normativa se harán de forma automática.
De esta forma tu organización se mantendrá al día con los órganos de control nacionales e internacionales, para poder monitorear y evaluar eficazmente el cumplimiento de los proveedores.
Así evitarás sanciones y el pago de multas que representan una pérdida financiera importante para tu organización, además de daños a tu reputación empresarial.
4. Garantizar la eficiencia operativa
Digitalizar y automatizar las evaluaciones y monitoreo de proveedores, permite no sólo tener mayor visibilidad sobre su perfil y rendimiento, sino que optimiza la tarea de clasificar y ubicar la información, esto a la par ayuda a facilitar su trazabilidad.
Con mejores evaluaciones y análisis se minimiza considerablemente la posibilidad de ver interrumpida la cadena de suministro, y por lo tanto el riesgo de que la operación de la empresa contratante se vea afectada.
Con esto es posible garantizar la eficiencia operativa, así como favorecer el fortalecimiento interno y el cumplimiento de los objetivos estratégicos.
5. Mejora la toma de decisiones
Con un enfoque data-driven en el control de proveedores, es decir, un sistema de control basado en la documentación y análisis de los datos sobre el desempeño de los proveedores, es posible tomar decisiones con fundamento objetivo e información confiable.
Además, al disponer de reportes más precisos en cualquier momento, la toma de decisiones puede ser más rápida, brindando una ventaja para poder actuar de manera oportuna en la prevención o mitigación de incidentes.
En ORCA tenemos una solución de control de proveedores y cadena de suministros que te ayudará a prevenir los riesgos asociados a terceros, para evitar serias pérdidas económicas o afectaciones a tu reputación.
Si deseas conocer a detalle las capacidades de nuestra solución, da clic en la imagen de abajo.
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