Cuando se está por iniciar un nuevo proyecto o negocio en una organización, es primordial tener claro el proceso de arranque, así como todos los componentes o insumos, y procedimientos necesarios para llevarlo a cabo exitosamente.
Iniciar con claridad las primeras fases de un proyecto, es indispensable, ya que esto será la base y ruta a seguir para garantizar que se cumplan los objetivos.
Desde luego, el análisis de proveedores de un proyecto en particular no es la excepción; por el contrario, es importante recordar que el procedimiento para seleccionar óptimamente a los proveedores, empieza mucho antes de siquiera comenzar la búsqueda.
Hoy abordaremos a detalle esta cuestión, ¿cómo llevar a cabo este análisis de proveedores a lo largo del ciclo de vida de los proyectos?
Etapas del análisis de proveedores de un proyecto
El análisis se compone principalmente de dos etapas, te presentamos en qué consisten y cómo se lleva a cabo cada una de estas.
Primera etapa: análisis interno
La primera cuestión a tener en cuenta es el ciclo de vida y las fases del proyecto. En las fases iniciales de planeación, es importante plantear las preguntas más básicas para dos cuestiones primordiales:
- Dar rumbo sólido a los esfuerzos y recursos destinados al proyecto.
- Para de esta forma, poder trabajar no sólo de manera efectiva, sino más bien de manera eficiente, es decir, lograr hacer más con menos. Sin comprometer los resultados o calidad final.
En lo referente a los proveedores que se prospectan, cabe hacer un análisis primero interno sobre las cuestiones, necesidades y expectativas alrededor de la selección de terceros; y para ello conviene partir de las siguientes preguntarse:
- ¿Qué queremos de ellos?
- ¿Para qué lo necesitamos?
- ¿Cómo nos lo proporcionarán?
- ¿Cuánto requerimos?
- ¿Cuándo debemos tenerlo?
Hablamos aquí de las cuestiones más elementales; si bien pueden sonar a preguntas “genéricas”, lejos de serlas, permiten que sean utilizadas como a manera de “guía” de preguntas internas para el pre-arranque de cualquier proyecto en el que se planee involucrar a uno o más proveedores.
Si ses les viera en un diagrama de flujo, estas primeras preguntas podrían bien dar una respuesta que tal vez ni siquiera esperábamos, por ejemplo:
- Que en realidad no es necesario contratar proveedor alguno para el proyecto en cuestión; puesto que, al contestar y ampliar las preguntas, cabe la posibilidad de que se determine que la organización tiene la capacidad in-house de cubrir con lo requerido.
Sin embargo, en este punto no se debe olvidar integrar la perspectiva de análisis de riesgo.
Toda vez que es común que con el fin de ahorrar una partida presupuestal, se tome la decisión (que generalmente emana de una perspectiva predominantemente financiera), de no contratar a algún experto y hacerlo por cuenta de la organización.
En este caso, si el problema resulta ser el egreso que los nuevos proveedores van a representar, en una entrada anterior de nuestro blog detallamos algunos consejos para que se logre ahorrar en el proceso de selección de proveedores.
Queda claro entonces, que hay procesos, materiales y servicios que simple y sencillamente no se podrían, aunque así se quiera, hacer por dentro de las organizaciones.
Una vez pasado este primer filtro con la claridad y sobre todo, con la información necesaria para justificar la decisión de incorporar a un tercero a la cadena de suministro para la resolución de la necesidad organizacional, se debe proceder a:
- Delimitar los criterios bajo los cuales se va a manejar la búsqueda del nuevo eslabón en la cadena productiva.
Te recomendamos leer también el artículo sobre los Elementos a considerar para la selección de proveedores.
Segunda etapa: onboarding
En esta segunda etapa usualmente ya se cuenta con un perfil bien establecido que conducirá la búsqueda para seleccionar al candidato ideal para entablar la relación de proveedor-cliente, de la forma más estratégica posible para un beneficio mutuo..
Pero, ¿qué pasa una vez que lo hemos encontrado?, ¿acaso termina aquí el proceso? No, de hecho, estrictamente hablando de control de proveedores y cadena de suministro, este es apenas el inicio del ciclo de vida, y por tanto de gestión y control, del proveedor en la empresa.
Después de la selección del tercero a contratar, comienza el proceso de onboarding o incorporación del nuevo socio de negocio.
Para que la relación se desarrolle siempre por buen camino, es necesario tener el trayecto a seguir bien iluminado; y con esto nos referimos a delimitar parámetros claros, así como a formalizar canales para lograr comunicarlos de manera asertiva.
En este sentido, lo esperado y conveniente, es que todas las partes involucradas puedan tener total certeza respecto de los deberes y obligaciones, de acuerdo al rol y contrato establecido previamente, que les corresponden.
Para esta segunda etapa, y las subsecuentes tareas de control de riesgos en terceros, te recomendamos consultar el artículo donde abordamos a detalle el proceso de evaluación de proveedores con una perspectiva de GRC-ERM.
En ORCA somos expertos en análisis de proveedores, control y gestión de cadenas de suministro; además, de tener muy presente que la creciente importancia de esta disciplina, sobre gestión de riesgos organizacionales, se debe principalmente a:
La complejización del mundo empresarial, y de las relaciones comerciales, demandando así mayores y más diversos recursos para atender la gestión del riesgo.
Por esta razón, contamos con un catálogo de soluciones especializadas para hacer frente a los diferentes problemas y riesgos que pueden afectar o interrumpir las operaciones de una organización, así como para aumentar la eficiencia de la operativa interna.
Adicionalmente, te ofrecemos una guía que ahonda en el tema del control de proveedores. Puedes descargarla gratis haciendo clic en la imagen debajo.
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