Cuando un departamento de Compras o Adquisiciones se enfrenta a la tarea de incorporar un nuevo proveedor que brinde servicios y/o productos, se encuentra en una situación compleja que va más allá de la mera selección del mejor precio.
El proceso de due diligence es clave para asegurar que la organización esté tomando decisiones bien fundamentadas, pero es común que surjan dificultades.
A menudo, los equipos de Compras carecen de criterios claros para evaluar riesgos críticos y garantizar que el proveedor o tercero seleccionado cumpla con las necesidades estratégicas y operativas de la organización.
Estas dificultades son comprensibles: en muchos casos, los equipos de Compras no están especializados en los rubros que deben contratar.
Ya sea un servicio de TI que afecte la infraestructura digital de la organización, o la selección de proveedores de materias primas para una cadena de producción de cuyos parámetros de calidad no están al tanto, la falta de claridad y preparación en el proceso de due diligence puede tener consecuencias serias.
A continuación, abordamos algunos de los errores más comunes que suelen cometerse en este proceso y cómo evitarlos para proteger la estabilidad y operaciones del negocio.
Errores comunes en el proceso de due diligence
1. Falta de criterios claros de evaluación
Uno de los errores más comunes en el proceso de due diligence es la falta de criterios claros de evaluación.
Sin un conjunto definido de métricas y estándares para medir la calidad mínima, el desempeño necesario o la viabilidad logística de un proveedor, los departamentos de Compras pueden pasar por alto aspectos críticos como la solidez financiera, la capacidad de cumplir con las especificaciones técnicas, la fiabilidad a largo plazo del proveedor o incluso el cumplimiento normativo de la industria.
Impacto al negocio
- Selección de proveedores inadecuados que no cumplen con los requisitos mínimos.
- Aumento del riesgo operativo debido a fallos en la calidad de los productos o servicios adquiridos.
- Sanciones por incumplimiento normativo si se selecciona un proveedor que no cumple con las regulaciones locales o internacionales.
Cómo evitar este error
- Definir criterios específicos de evaluación para cada compra, teniendo en cuenta factores técnicos, financieros y operativos.
- Involucrar a expertos de diferentes áreas en la creación de los criterios, garantizando que las necesidades críticas de la organización estén representadas.
- Utilizar matrices de evaluación que permitan comparar objetivamente a diferentes proveedores en función de esos criterios.
2. Procesos internos desorganizados y falta de claridad en las necesidades
Otro error común es la falta de claridad en la definición de las necesidades críticas por parte del área usuaria.
Los departamentos de Compras suelen recibir solicitudes vagas o incompletas de las áreas que necesitan un producto o servicio. Esto genera malentendidos en el proceso de adquisición y puede llevar a la selección de productos que no satisfacen las expectativas ni los requerimientos operativos de la organización.
Impacto al negocio
- Compras de productos o servicios que no se ajustan a las necesidades reales del negocio, causando interrupciones en las operaciones.
- Retrasos en la implementación o adquisición debido a la necesidad de ajustes posteriores, lo que afecta la productividad y los plazos de entrega.
Cómo evitar este error
- Establecer procesos de comunicación claros entre las áreas usuarias y el departamento de Compras, asegurando que las necesidades estén completamente definidas antes de iniciar el proceso de adquisición.
- Implementar un formato de requisición detallado, donde las áreas usuarias deban especificar criterios como calidad, cantidad, plazos de entrega, especificaciones técnicas y normativas aplicables.
3. Falta de especialización en rubros críticos
Muchas veces, los equipos de Compras no tienen la especialización técnica necesaria para evaluar proveedores de ciertos sectores, como el tecnológico o el de manufactura avanzada. Este desconocimiento puede hacer que los equipos de Compras no identifiquen riesgos críticos, como la incapacidad de un proveedor para cumplir con los requisitos de seguridad de la información o los estándares de calidad en la cadena de suministro.
Impacto al negocio
- Riesgos ocultos que pueden llevar a fallos de infraestructura, como interrupciones tecnológicas debido a proveedores de TI inadecuados.
- Problemas de calidad en productos que afectan las operaciones de la empresa o, en casos extremos, su reputación frente a clientes y reguladores.
Cómo evitar este error
- Involucrar a expertos técnicos en el proceso de due diligence cuando se evalúan proveedores de áreas críticas como infraestructura digital, manufactura o telecomunicaciones.
- Desarrollar capacitación continua para el equipo de Compras en los rubros más críticos para la organización, para que puedan identificar mejor los riesgos asociados a cada tipo de adquisición.
- Utilizar consultores externos cuando sea necesario para garantizar que la evaluación del proveedor sea completa y rigurosa.
4. No evaluar adecuadamente la capacidad instalada del proveedor
Otro error común es no realizar una evaluación exhaustiva de la capacidad instalada del proveedor.
La capacidad instalada se refiere a la habilidad del proveedor para cumplir con los volúmenes de producción, plazos de entrega y estándares de calidad establecidos por la organización.
Ignorar este aspecto puede resultar en problemas de suministro que impacten directamente en las operaciones de la empresa.
Impacto al negocio
- Problemas de abastecimiento que interrumpen las operaciones debido a la falta de capacidad del proveedor para satisfacer la demanda.
- Incapacidad de escalar la producción en caso de que aumenten los requerimientos de la organización.
Cómo evitar este error
- Realizar visitas in situ para evaluar las instalaciones y equipos del proveedor, verificando que cuenten con la infraestructura necesaria para cumplir con los compromisos establecidos.
- Solicitar certificaciones y auditorías de capacidad que demuestren que el proveedor puede satisfacer las necesidades de la organización.
- Implementar SLAs o acuerdos de nivel de servicio (Service Level Agreements) claros que estipulen penalidades en caso de que el proveedor no cumpla con los plazos y volúmenes acordados.
Evitar los errores comunes para una mejor gestión de riesgos
El proceso de due diligence es una herramienta fundamental para la gestión de riesgos en cualquier organización.
Evitar los errores comunes en este proceso no solo reduce la exposición a riesgos operativos y financieros, sino que también mejora la eficiencia operativa y protege la reputación del negocio.
Al tener criterios claros de evaluación, una comunicación efectiva entre las áreas usuarias y Compras, y contar con el apoyo de expertos en rubros críticos, las organizaciones pueden tomar decisiones más informadas y evitar riesgos ocultos.
Además, al evaluar adecuadamente la capacidad instalada de los proveedores, las organizaciones pueden garantizar un abastecimiento confiable y minimizar los riesgos de interrupciones en la cadena de suministro.
Un proceso de compras como se debe
El éxito de un proceso de due diligence bien implementado se refleja en una mayor seguridad para la organización, tanto en términos operativos como financieros.
Evitar los errores más comunes, como la falta de criterios claros, la especialización técnica insuficiente y la falta de evaluación de la capacidad instalada de los proveedores, es clave para reducir riesgos innecesarios y tomar decisiones más acertadas.
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