Cómo elegir a un buen proveedor: criterios para su selección

El éxito de un negocio depende de numerosos factores, sin embargo, los proveedores y la relación que se genera con ellos juegan un papel importante para lograrlo, pues en muchas ocasiones resultan ser como socios estratégicos en las organizaciones.

Con los proveedores, conviene construir una relación de alianza para beneficio mutuo, puesto que inciden directamente en la cadena de suministro, en los procesos de creación/agregación de valor y en el producto o servicio final de cara a nuestros clientes. 

Asimismo, en la medida en la que la cadena de suministro sea buena y agregue valor a la oferta, un negocio puede crecer con más facilidad, por lo que al ser un elemento de tal importancia, el proceso de selección de proveedores debe realizarse minuciosamente.

Quizás ahora te preguntes, ¿cómo elegir a un buen proveedor?, pues bien, en este artículo te presentamos los criterios de mayor relevancia para elegir al mejor proveedor y ampliaremos el porqué es importante construir una cadena de suministro óptima y eficaz.

Si bien es cierto, cada organización puede dar diferente prioridad y peso a los distintos factores a considerar en el proceso de selección de proveedores, de acuerdo a sus necesidades.

No obstante, los siguientes aspectos pueden ayudar para comprender mejor los criterios para elegir al mejor proveedor, que conviene tener en cuenta para construir mejores relaciones y por lo tanto, mejores negocios.

7 características esenciales para elegir un proveedor

1. Perfil del proveedor

   Existen al menos cuatro tipos de proveedores entre los cuales elegir:
   
   
   1. Fabricante: es el responsable de la manufactura, confección, creación o generación del producto o servicio a contratar. Una de sus principales ventajas es que sus precios de producción suelen ser menores.
      
      
   2. Distribuidores: son los intermediarios o mayoristas. Su modelo de negocio consiste en comprar directo de los fabricantes y, aunque manejan precios mayores, su ventaja está en sus facilidades de pago, mejor logística de envío y/o la garantía de los insumos que distribuyen.
      
      
   3. Importadores: son distribuidores que operan a nivel internacional. Su operación varía según el producto o servicio y las cuestiones legales que impliquen su importación (aranceles o regulaciones en materia de control de calidad, por mencionar un par de ejemplos).
      
      
   4. Independientes: son pequeños productores que suelen tener métodos de producción artesanales o manuales; esto normalmente agrega valor a sus precios. Su ventaja radica en el trato preferencial que pueden ofrecer, por ejemplo, al solicitar mayor volumen de productos o servicios; en el caso de que cuenten con la capacidad para cumplir con contratos más demandantes, claro está.
      
      

2. Cantidad de proveedores.
   

   En los casos donde para un mismo producto o servicio se utiliza un único proveedor, o se diversifica a los suministradores, existen ventajas y desventajas para ambas situaciones. Conocer los pros y contras para las dos opciones, puede ayudar a tomar una decisión sobre mantener la carga de pedidos en un proveedor o utilizar a más de uno.
   
   
   
   

   1. Contar con un solo proveedor.

      1. Ventajas:
         1. Tanto la gestión como la comunicación son más sencillas.
         2. Posibilidad de descuentos por mayoreo.
         3. Mayor flexibilidad en el trato y en el ordenamiento de pedidos.
         4. Existen más posibilidades de construir una relación estable, confiable y duradera entre ambas partes.
            
            
      2. Desventajas:
         1. Mayor riesgo de desabasto en los insumos o servicios suministrados.
         2. Es más difícil visibilizar si la oferta del proveedor está por encima o por debajo del resto de sus competidores.

   2. Contar con varios proveedores.

      1. Ventajas:
         1. Se puede evitar la afectación por la falla de algún proveedor, al recurrir a otro.
         2. La comparación entre los distintos proveedores ayuda a tomar mejores decisiones para obtener el mayor beneficio.
         3. La continuidad del negocio tiene mayor certeza para compromisos futuros.
         4. Más oportunidades para diversificar los propios productos o servicios.
            
            
      2. Desventajas:
         1. Se complejiza la gestión, supervisión y comunicación de los proveedores.
         2. Mayores gastos de contratación, gestión, supervisión y seguimiento de cada proveedor.
         3. Debido a la hipotética variación de parámetros de producción de cada proveedor, pueden existir irregularidades de calidad en un mismo producto; lo que puede impactar en la reputación de la empresa.

3. Relevancia del insumo para el core business.

   Para este aspecto es útil hacer una revisión de la propia industria e incluso de los principales diferenciadores de la organización, para poder determinar cuáles insumos son de importancia medular para el negocio, y cuáles no.
   
   Pues finalmente, es el renombre de nuestra organización el que va de por medio, ya que los clientes difícilmente se detendrán a pensar si la falla o deficiencia en la calidad es por culpa nuestra o de los terceros que nos surten.

4. Confiabilidad

   Contar con un proveedor confiable en la cadena de suministros es imprescindible, desde los clips e insumos de papelería hasta las materias primas que son transformadas en mercancías para consumo minoritario.
   
   
   
   

5. Relación precio-calidad.

   Un componente muy importante de toda elección de proveedores, es desde luego el costo final que representará.
   La recomendación aquí es atenerse al presupuesto razonable, con una máxima siempre en mente: que el precio sea acorde a la calidad. Así, en lugar de hablar de “caro” o “barato”, hablaremos de precio justo o injusto.

6. Capacidad instalada.

   Dependerá principalmente de tres aspectos:
   
   1. Infraestructura.
   2. Tecnología.
   3. Personal.
   
   La primera es quizás la más relevante, pues usualmente es la más difícil de sustituir, renovar o mejorar. Por otra parte, la tecnología y el personal van de la mano, pues no sirve de nada tener tecnología de punta si no se tiene la capacidad de explotarla. 
   En este aspecto y a fin de poder analizarlas, es recomendable solicitar al proveedor o candidato una visita a sus instalaciones, y demostraciones de la capacidad instalada, acorde al tipo de relación que se establecerá con él. 

7. Servicio postventa

   No es secreto para nadie que, en las etapas de selección, sea:
   1. Licitación pública.
   2. O pitch para el sector privado...
   
   Todos muestran su mejor cara. La cuestión viene después de la firma de los contratos, es decir, pasada la labor de venta, cuando ya se ha “comprado” o contratado la oferta. 
   
   Sin embargo, el servicio que otorguen será la base para poder avanzar hacia una relación que garantice satisfacción total y un futuro upgrade en el acuerdo de nivel de servicio, o SLA por sus siglas en inglés (Service Level Agreement), que se estipule desde el principio, siempre buscando la mejora mutua.