¿Cómo seleccionar al mejor proveedor?

Si tu organización cuenta con una compleja cadena de suministro, que además es esencial para el core business, entonces debes saber cómo seleccionar al mejor proveedor para garantizar el funcionamiento de tu negocio.

Quizás en más de una ocasión alguno de tus proveedores o socios estratégicos ha fallado o incumplido, y a raíz de esto, se haya revelado la necesidad de contar con un sistema sólido de gestión de proveedores; en este blog post hoy abordaremos este tema.

4 etapas del proceso de selección de proveedores, elige al mejor

Comenzando por la relación contractual entre tu organización y los que después serán tus proveedores, encontramos que, de acuerdo con el anexo SL de las normas ISO, la organización debe ser quien determine y aplique los criterios para la:

Selección.
Evaluación.
Desempeño.
Reevaluació n para los proveedores externos.

De esta manera, conocer la capacidad de los terceros para proveer procesos, productos o servicios a la organización que los solicita. En este primer momento se identifican ya cuatro dominios en los que una organización debe reparar.

Pero es importante recordar que previo a esta prospección hay algo que no debe obviarse, y eso es el análisis e identificación de las necesidades reales de la organización, que conviene llevar a cabo a través de los proveedores.

Anteriormente, se pretendía que todas las actividades de la empresa se llevarán a cabo dentro de los límites de la misma, es decir, de manera independiente; con el tiempo y la complejización, de la ahora llamada sociedad-red, vino el boom del tercer sector.

Por lo que, en la actualidad es cada vez más viable una tercerización de actividades, lo que significa, una interdependencia entre proveedores de primer, segundo y hasta tercer nivel, así como, de distribuidores, almacenadores y clientes de primer y segundo nivel.

Todo lo anterior conforma lo que se conoce como cadena de suministro, para la cual surgió el concepto de Supply Chain Management (SCM) o gestión de la cadena de suministro.

Retomando los criterios a determinar y aplicar para los cuatro dominios mencionados al inicio de esta sección, comenzaremos analizando brevemente cómo seleccionar al mejor proveedor dependiendo de los dominios mencionados.

1. Selección

Una vez identificada la necesidad de un proveedor, la búsqueda de terceros, puede comenzar en internet y redes sociales, sin embargo, también conviene consultar revistas especializadas en la industria.

Asimismo, otra fuente pueden ser las bases de datos de organismos públicos con registros de alternativas de proveeduría, o bien, ponerse en contacto con asociaciones gremiales del sector.

Después de cumplido este paso, se requiere verificar la capacidad instalada de prospecto a través de la solicitud y posterior revisión de documentación que avale su cumplimiento legal, reglamentario y técnico.

La importancia de la selección de proveedores certificados en normas, como las ISO, sin duda aumenta la confianza en la elección.

En este sentido, visitar instalaciones, obtener muestras y pedir referencias son también buenas prácticas para garantizar una correcta elección.

2. Evaluación

Para garantizar que la evaluación esté libre de subjetividades, al momento de evaluar al proveedor elegido; es importante saber que cada criterio debe tener un peso específico al momento de conformar la calificación total de la evaluación.

Aquí un ejemplo con algunos de los criterios más comunes y sus porcentajes:

No conformidades (20%).
Tiempos de entrega (40%).
Servicio al cliente (20%).
Soporte técnico (15%).
Certificaciones (5%).

La suma de todos los porcentajes desde luego debe resultar en 100%; lo importante es identificar correctamente el nivel de importancia de los proveedores para el negocio y la organización.

3. Desempeño

Al final de la evaluación, se obtiene un análisis sobre el desempeño del proveedor, la cual idealmente debería concluir en alguna de las siguientes categorías:

Que el proveedor continúe en la cadena de suministro.
Que se le dé seguimiento al proveedor para mejorar sus resultados.
Que el proveedor deba ser sustituido dado su incumplimiento con los criterios de evaluación.

El cambio de un proveedor conlleva el reinicio de todo el proceso, desde la validación de las necesidades de la organización, la selección, y la evaluación; por lo mismo, no debe ser una decisión tomada a la ligera, sino bien sustentada.

Si se decide reforzar el seguimiento, es porque quizás haya aspectos que afinar con el proveedor, a esto se le llama "áreas de oportunidad", referente a trabajo o resultado aceptable, pero que puede y debe mejorar.

4. Reevaluación

Aplica principalmente para los proveedores que son “de confianza”, aquellos con los que se ha mantenido una relación de mucho tiempo.

La reevaluación es necesaria debido a que cada vez son más comunes los cambios drásticos en los entornos empresariales, por ejemplo, cambios de normativa o necesidades del mercado y se debe asegurar que los proveedores estén alineados con los cambios.

En este punto es vital replantearse, si la oferta de valor de este proveedor sigue estando a la altura de nuestras necesidades; si su precio es el mejor en el mercado o si sus certificaciones o técnicas siguen siendo vigentes.

Lo recomendable es estipular auditorías en intervalos razonables para medir sus resultados; y sobre todo, documentar toda la información para conformar un expediente histórico de los beneficios obtenidos de trabajar con este proveedor.

Recomendaciones para seleccionar al mejor proveedor

La información emanada de todos los procesos anteriores, debe estar debidamente documentada, no sólo por el historial referido antes, sino porque esto permite hacer proyecciones y conocer tendencias en el comportamiento de la cadena de suministro.

Asimismo, esto da la posibilidad de tomar decisiones basadas en estadísticas y reportes claramente asentados; que en el plano teórico deben ser accesibles a todos los interesados.

Es importante incluir también, la información que se debe compartir con el proveedor para eficientar los procesos, producción y prestación de servicios que median entre la organización y los socios estratégicos del negocio.

Claro está que no todos los proveedores tienen el mismo peso en nuestro core business, y para ello conviene una clasificación o jerarquización bajo una perspectiva ERM (Enterprise Risk Management).

De manera que ayude a prevenir los riesgos que implica depender de terceros para la consecución de los objetivos organizacionales.

La correcta gestión de la información, tanto histórica como actual, organizada por nivel de relevancia para el negocio, y vertida en tableros dinámicos que tengan una clasificación coherente, resultará en reportes inmediatos y estandarizados.

Asegurando además, que estos cuenten con los requerimientos específicos de las auditorías necesarias; en conjunto estos elementos forman parte de la correcta gestión y control de proveedores.

Sin importar de cual de los tres tipos principales de proveedores, según el enfoque ISO, se trata, cada uno representa un nivel de criticidad e impacto distintos sobre el negocio:

Los que nos dotan de materiales al ser incorporados en nuestros productos y servicios.
Los que dan productos o servicios directamente al cliente final a nuestro nombre (vendors).
Los proveedores de procesos o partes de procesos que se contratan externamente (outsourced third-parties).

Si deseas conocer más sobre cómo seleccionar al mejor proveedor para optimizar la gestión de la cadena de suministro y control de proveedores, puedes:

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