La importancia del control de proveedores y cadena de suministro

Publicado por Rodrigo Ayala el 22 de agosto de 2019

Si en su organización usted cuenta con una amplia y compleja cadena de suministro que resulta esencial para su core business, entonces está al tanto de la importancia de la gestión y control de proveedores y cadena de suministro que pueda garantizar el funcionamiento de su negocio.

Quizás en más de una ocasión alguno de sus proveedores, vendors o socios estratégicos ha fallado, y a raíz de esta falla o incumplimiento se le haya revelado la necesidad de contar con un sólido sistema de gestión de los mismos; hoy hablaremos sobre eso en este blog post.

Control de proveedores y cadena de suministro

Comenzando por el inicio de la relación contractual entre su organización y los que después serán sus colaboradores, encontramos que, de acuerdo con el anexo SL de las normas ISO, su organización debe ser quien determine y aplique los criterios para la selección, evaluación, desempeño, y reevaluación para sus proveedores externos y así conocer la capacidad de estos terceros para proporcionar procesos, productos o servicios a la organización que los solicita.

En este primer momento notamos ya cuatro dominios en los que su organización debe reparar, pero es importante recordar que previo a esta prospección hay algo que no debe ser obviado, y eso es el análisis e identificación de las necesidades reales de su organización que conviene llevar a cabo a través de estos third-parties: antaño se pretendía que todas las actividades de la empresa se llevaran a cabo dentro de los límites de la misma, digamos, de manera independiente; con el tiempo y la complejización de la ahora llamada sociedad-red, vino el boom del tercer sector de la economía, el de los servicios, haciendo cada vez más viable una tercerización de actividades, digamos, una interdependencia entre proveedores de primer, segundo y hasta tercer nivel, distribuidores, almacenadores y clientes de primer y segundo nivel, todo lo que conforma lo que se conoce como cadena de suministro, y para lo cual surgió el concepto de Supply Chain Management (SCM) o gestión de la cadena de suministro.

Regresando a los criterios a determinar y aplicar para los cuatro dominios mencionados, comenzaremos analizando brevemente cada uno de ellos:

Selección

Una vez identificada la necesidad de un proveedor, la búsqueda de este o estos naturalmente puede comenzar en internet y redes sociales, pero también conviene consultar revistas especializadas en su industria, así como bases de datos de organismos públicos con registros de alternativas de proveeduría y ponerse en contacto con asociaciones gremiales del sector. Después de cumplido este paso, es menester verificar la capacidad instalada de prospecto a través de la solicitud y posterior revisión de documentación que avale su cumplimento legal, reglamentario y técnico. Buscar proveedores certificados en normas como las ISO sin duda aumenta la confianza en la elección. Visitar instalaciones, obtener muestras y pedir referencias son también buenas prácticas.

Evaluación

Aquí regresaremos a la parte de los criterios determinados, para que la evaluación en sí esté libre de subjetividades y no se “carguen los dados” al momento de evaluar al proveedor elegido. Es importante saber que cada criterio debe tener un peso específico al momento de conformar la calificación total de la evaluación del proveedor. Aquí un ejemplo con algunos de los criterios más comunes y sus porcentajes:

· No conformidades         20%
· Tiempos de entrega      40%
· Servicio al cliente           20%
· Soporte técnico               15%
· Certificaciones                  5%

La suma de todos los porcentajes desde luego debe resultar en 100%; lo importante aquí es conocer el nivel de importancia que cada uno de ellos tiene para su negocio y organización.

Desempeño

Al final de la evaluación obtendremos una “radiografía”, por llamarlo de alguna manera, sobre el desempeño de nuestro proveedor, la cual idealmente debería caer en alguna de las siguientes categorías:

· Que el proveedor continúe en la cadena de suministro
· Que se le dé seguimiento al proveedor para mejorar sus resultados
· Que el proveedor deba ser cambiado dado su incumplimiento con los criterios

El cambio de un proveedor conlleva el reinicio de todo el proceso, desde la validación de las necesidades de la organización (puesto que pueden haber cambiado durante el tiempo que estuvo un determinado proveedor), la selección, y la evaluación; por lo mismo, no debe ser una decisión tomada al calor del momento.

Si decidimos reforzar el seguimiento, es porque quizás haya cosas que afinar con el proveedor, hablamos de las llamadas "áreas de oportunidad" que deja un buen trabajo que sin embargo puede y debe mejorar.

En caso de que se decida que el proveedor continúe en nuestra cadena de suministro, la siguiente tarea por hacer es la que revisaremos a continuación.

Reevaluación

Aplica principalmente para esos proveedores que son “de confianza”, aquellos con los que se ha mantenido una relación de muchos tiempo, hablamos de años. Es necesaria debido a los cada vez más comunes cambios drásticos en los entornos empresariales, como cambio de leyes, regulaciones o necesidades del mercado. Aquí entonces es vital volverse a preguntar si la oferta de valor de este proveedor sigue estando a la altura de nuestra necesidades, si su precio es el mejor en el mercado o si sus certificaciones o técnicas siguen siendo vigentes.

Lo recomendable es estipular auditorías en intervalos razonables para medir sus resultados, y, sobre todo, documentar toda la información para conformar un expediente histórico de los beneficios que nos da trabajar con este tercero. Este último punto merece un análisis mayor.

Documentación

La información emanada de todos estos procesos debe estar debidamente documentada, no sólo por el historial mismo que referíamos anteriormente, sino porque ese historial nos permitirá hacer proyecciones y conocer tendencias en el comportamiento de nuestra cadena de suministro, lo cual a su vez posibilita tomar decisiones basadas en estadísticas y reportes claramente asentados, que en el plano teórico deben ser accesibles a todos, incluyendo mucha de la información que se deba compartir con el proveedor mismo para eficientar los procesos, producción de productos y prestación de servicios que median entre nuestra organización y nuestros socios estratégicos de negocios.

Claro está que no todos los proveedores tienen el mismo peso en nuestro core business, y para ello conviene una clasificación o jerarquización bajo una perspectiva ERM (Enterprise Risk Management), que prevenga la concreción de los muchos riesgos que implica depender de terceros para la consecución de nuestros objetivos organizacionales.

La correcta gestión de la información, tanto histórica como presente, organizada por nivel de relevancia para nuestro negocio, vertida en tableros dinámicos que tengan una clasificación coherente que resulte en reportes inmediatos y estandarizados bajo los requerimientos específicos de las auditorías necesarias, son todos ellos elementos que forman parte de la correcta gestión y control de proveedores, sean estos de cualquiera de los tres tipos principales de proveedores según el enfoque ISO, cada uno con su propio nivel de criticidad e impacto sobre nuestro negocio:

1. Los que nos dotan de materiales a ser incorporados en nuestros productos y servicios.
2. Los que dan productos o servicios directamente al cliente final a nuestro nombre (vendors).
3. Los proveedores de procesos o partes de procesos que se contratan externamente (outsourced third-parties).

Si desea conocer más de cómo puede implementar este enfoque en riesgos para la gestión de su cadena de suministro y los proveedores que ella implica, puede descargar gratuitamente nuestra guía Identifique y controle los riegos en su organización haciendo clic en la imagen a final del post, o ir directamente a conocer cómo conseguirlo con ORCA GRC-ERM haciendo clic aquí.

 

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