¿Cómo elegir un software para control de proveedores?

En la actualidad, la tecnología, así como el proceso de transformación digital de la administración empresarial, continúan avanzando a un ritmo acelerado; brindando a las organizaciones la posibilidad de disponer de una serie de capacidades antes impensables.

La manera en que las nuevas tecnologías impactan en la forma de hacer mejores negocios, es visible en la forma en la que facultan a las empresas para que logren una gestión de riesgos integral y eficaz, a la par que mejoran sus procesos internos para lograr alcanzar sus objetivos.

Entre estas nuevas soluciones informáticas se pueden encontrar diversas herramientas digitales; como los programas especializados en ejecutar y eficientar procesos clave del negocio: los software para control de proveedores son un claro ejemplo.

Cabe destacar que en el marco de la gestión de riesgos, el control de proveedores es indispensable; puesto que, al implementarse un programa para este fin, es posible anticipar posibles amenazas asociadas a terceros, que pudieran causar daños significativos.

 

Sin embargo, la oferta de software de este tipo también ha incrementado; por esta razón, conviene tener en cuenta las principales características necesarias para obtener el mayor beneficio de la implementación de una solución para control y gestión de terceros.

En este artículo, en primer lugar, vamos a precisar qué es un software para control de proveedores, para después centrarnos en las consideraciones pertinentes al momento de elegir uno.

¿Qué es un software para control de proveedores?

Contratar a un tercero para confiarle una parte de la ejecución de nuestro negocio o de algún proceso clave, o bien, como proveedor de productos o servicios que impactan directamente en la calidad de nuestra oferta, implica inevitablemente un nivel de riesgo importante.

En este sentido, un software para control de proveedores es una solución capaz de habilitar a las empresas para:

• Evaluar y monitorear niveles de riesgo en terceros.
• Controlar el desempeño y cumplimiento normativo de los proveedores críticos para el negocio.
• Gestión adecuada del ciclo de vida de los proveedores en la organización (debida diligencia, gestión de contratos, etc).
• Automatizar procesos y reducir la exposición al error humano. 
• Realizar auditorías de forma automatizada, que den mayor visibilidad y comprensión sobre los riesgos y controles en las áreas del negocio.
• Mejorar la relación con los proveedores, a fin de construir negocios de mayor beneficio mutuo.

Aunado a lo anterior, también permite integrar y automatizar procesos en una sola herramienta; favoreciendo así la optimización de la operación interna, al agilizar y simplificar procesos, además de ahorrar recursos que pueden emplearse en actividades de mayor valor comercial. 

Software para el uso y control de proveedores

Al momento de elegir un software para control de proveedores, para que sea implementado en nuestra organización, es importante tomar en cuenta las siguientes características para mejores resultados. 

1. Fácil de usar

Considerando que los procesos para la correcta gestión y control de proveedores pueden ser complejos, además de exigir minuciosidad y cautela; un software debería  ayudar a facilitar las tareas y procesos a realizar. Y así eficientar la operativa de una organización.

2. Robusto

Un software de este tipo debe estar a la altura de las operaciones y procesos; y para ello es indispensable que tenga la capacidad de:

• Centralizar y procesar grandes volúmenes de información.

Asimismo, idealmente debería contar con una multiplicidad de variables que se puedan agregar a las diferentes etapas de los procesos que se deben administrar.

3. Configurable

Que el software tenga la capacidad de ser “flexible” y personalizable, es también de suma importancia. Pues existen diferentes tipos de contratos y cláusulas, así como procesos, que requieren una gestión particular. 

Igualmente, entre las distintas industrias se manejan diferentes marcos de regulación, y estas especificidades deben ser algo que un software contemple y atienda.

4. Escalable

Idealmente, las relaciones comerciales tienden al crecimiento; por lo que, si los procesos internos o la industria se expande, o bien, se incorporan nuevas regulaciones, o si los SLAs con los proveedores se renuevan, será necesario que el software implementado también tenga que hacerlo.

Por lo anterior, conviene elegir una plataforma que además ofrezca extensiones que puedan incorporarse en cualquier momento, para mantenerse siempre alineada con las necesidades o particularidades de cada organización en todo momento.

5. Doble propósito

¿Qué sucede cuando tu empresa es “el tercero” o el proveedor de servicios? Esta dualidad está presente en muchas organizaciones, por lo que es conveniente tomar en cuenta que el software tenga la capacidad de ejecutar auditorías internas y externas.

6. Software como servicio (SaaS)

Las ventajas que brindan las soluciones en la nube, como lo es un software como servicio o SaaS, son diversas y de gran impacto para las organizaciones, entre las principales se encuentran:

• Reducción de costos.
• Actualización inmediata.
• Plataformas intuitivas.
• Centralización de información, diversidad de accesos.

7. Enfoque GRC-ERM

El control de proveedores, así como, las auditorías, tienen por objeto vigilar que todo proceso se desarrolle conforme a lo esperado, y que en caso de no ser así, se identifiquen las causas de la irregularidad y se pueda tener un mejor panorama para su remediación. 

Considerando que existen diferentes tipos de riesgos:

• Internos, a causa de personal no calificado, procesos o controles internos mal diseñados, o bien, áreas de redundancia.
• Estratégicos, por malas decisiones sobre contratación de personal, así como, por inviabilidad de objetivos estipulados.
• Externos, por ejemplo cambios en la industria que suceden inesperadamente, o en la relación con los proveedores; asimismo, pudiera ser que un proveedor falle en las metas, es decir, que se cumpla en cantidad pero no en calidad o de manera extemporánea. O sencillamente que no incumpla con lo acordado.
  
  

En este sentido, es conveniente que el software para control de proveedores se dirija bajo el enfoque del gobierno corporativo y manejo de riesgos organizacionales. ORCA habilita a tu organización para identificar riesgos de tus proveedores que pueden afectar a  tu organización, y mitigarlos de forma oportuna. ¿Cómo lo hacemos? Solicita más información aquí.