¿Cómo ahorrar en el proceso de selección de proveedores?

En toda organización, existen necesariamente puntos de contacto con aliados estratégicos que ayudan en la operatividad y el proceso de producción. Nos referimos a las relaciones con proveedores o terceros; quienes forman parte esencial de la cadena de suministro. 

Sin embargo, pese a la importancia e impacto que las relaciones con terceros tienen en el óptimo desarrollo de la operación diaria, rendimiento y rentabilidad de una organización, es común que no se preste suficiente atención al proceso de selección de proveedores.

 

Usualmente, se solía considerar el precio como el factor determinante para la selección de proveedores en una empresa; y si bien, el beneficio financiero es aún un factor importante, actualmente se ha ampliado el enfoque de los indicadores para lograr:

• Optimizar el proceso y costo de la selección de proveedores.
• Construir mejores negocios con terceros.
• Y en consecuencia, obtener mayores índices de rentabilidad y utilidad.
  
  

¿Cómo hacer una selección de proveedores?

Vale la pena mencionar el potencial impacto que puede tener un proceso de selección de proveedores llevado a cabo de manera eficaz; uno de los principales beneficios que se puede obtener es la garantía de una logística eficiente en la cadena de suministro.  

Para lograr el máximo aprovechamiento del proceso y alcanzar resultados que impacten positivamente en el rendimiento y crecimiento de la empresa, es preciso identificar minuciosamente los indicadores que guiarán la selección de los proveedores. 

De igual manera, implementar una constante evaluación de proveedores permitirá tomar mejores decisiones en relación con estos; con el objetivo de mantener en óptimas condiciones la logística, operación y por supuesto, el nivel de calidad en los productos o servicios finales. 

Por esta razón, a continuación te mostramos las distintas formas en las que al optimizar este proceso podrás ahorrar recursos en las diferentes etapas del proceso de selección de proveedores.

4 formas de ahorrar en el proceso de selección de proveedores

Los aspectos en los que una correcta selección de tus proveedores puede representar ahorro de recursos, que puedan luego estar disponibles para destinarlos a otras áreas o procesos de mayor impacto dentro de la organización, son los siguientes.

1. Ahorro de tiempo

Es verdad que al principio de un proceso de selección bien estructurado, parece que lo que menos se ahorra es tiempo: desde determinar para qué área o proceso es necesario un proveedor, hasta establecer los parámetros de medición de resultados.

Las anteriores son tareas que inevitablemente tomarán tiempo; sin embargo, una vez seleccionado el o los proveedores, se puede observar cómo el proveedor no quita tiempo; claro, siempre y cuando se haya tomado una buena decisión, de preferencia basada en:

• Un proceso e indicadores rigurosos de selección.
• Una correcta evaluación de la capacidad operativa. 
• Evaluación de su alta eficiencia, en el entendido del cumplimiento de metas con el menor uso posible de recursos. 
  
  

Por otra parte, también es posible ahorrar tiempo para tareas de mayor valor, si existe una comunicación eficaz con el proveedor y este tiene bien esclarecido desde un inicio lo que debe hacer: 

• Qué, cuánto, cuándo, dónde y a quién reportar.
• Cuándo facturar, entre otros detalles. 

Para lograrlo, la claridad en los mensajes debe ser clave, y para ello, es necesario la formalización de los canales de comunicación; además de garantizar que sean los adecuados, así se pueden evitar los “teléfonos descompuestos” y los posibles incidentes derivados de ellos.

2. Ahorro por permanencia de clientes

Al ser la calidad uno de los criterios base al elegir a los proveedores, es porque existe un gran interés en la satisfacción total de los clientes; si esto se consigue, es muy probable que no se vayan, al menos no insatisfechos, sino por otras causas que resulten ajenas a la empresa.

Siguiendo en esta línea, si los clientes permanecen significa que se tendrán ingresos constantes y asegurados, lo cual se traduce en mayor liquidez; misma que, por ejemplo, evitará gastos en intereses por hipotéticos créditos a falta de solvencia financiera.

3. Ahorro por permanencia de proveedores

La mejora de la cadena de suministro comienza por el reforzamiento de las relaciones con los proveedores. De una relación sólida siempre pueden surgir nuevas oportunidades para el negocio, por ejemplo, descuentos especiales. Ya sea porque:

• Un proveedor ha ayudado en el impulso del negocio y ahora requiere comprarle un mayor volumen, que a su vez resulte en una rebaja por precio unitario. 
• O que por el contrario, sí se decide apostar por incrementar los insumos de tal o cual proveedor como estrategia de mercado, para aumentar la producción y alcance. 
• O un simple descuento por la antigüedad de la relación cliente-proveedor.
  
  

Trabajar a largo plazo con un mismo proveedor puede generar ahorros significativos en lo financiero, pero no únicamente en ello; pues con el tiempo, el proveedor ya sabrá cómo operar y la relación con él será más fluida, ahorrando así recursos que se deban dedicar a su atención.

4. Ahorro por cumplimiento normativo

Con una correcta selección de un tercero, también se puede obtener ahorro por concepto de prevención de multas derivadas de incumplimientos normativos; así como en los gastos que se generen de fallas, interrupción o incidentes en la cadena de suministro. 

Trabajar con un proveedor que cumpla con los estándares que exige la industria, no solo evita a la organización tener que hacer frente a multas o sanciones por incumplimientos, sino que además ahorra recursos que pudiera destinar para mitigación de riesgos en este aspecto.

Aunado a lo anterior, también podría aligerar la carga de trabajo del equipo interno de Compliance, al tener un proveedor confiable que se anticipe para estar al tanto de las últimas modificaciones en la normatividad que le es aplicable.

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