Frente a la transformación digital, hoy surgen nuevas formas de gestionar los contratos, tema que ya se posiciona como un pilar en el control eficaz y prevención de riesgos en terceros para las empresas.
Dado que los contratos rigen toda la gestión de tu empresa, es importante tener una adecuada administración de contratos apoyada de soluciones integrales que gestionen y faciliten su control.
No contar con una evaluación de riesgos de contratos de forma eficaz y estratégica, afecta a tu organización, ya que se materializan las amenazas y se derivan multas, sanciones, pérdida de confianza de tus clientes o, también, impacta en la calidad de tus procesos y productos generando deficiencias.
Una encuesta reciente mencionó que el 99% de las organizaciones no dispone de los datos y la tecnología necesarias para mejorar su proceso de contratación, lo que crea una brecha entre la estrategia y la ejecución efectiva.
Razón por lo que es fundamental la prevención y control de riesgos, así como una implementación de una solución de control de contratos, de análisis, gestión y automatización de procesos que integre asesoría especializada y software para contratos y el control de sus incumplimientos.
Automatización de contratos
A través de distintas herramientas tecnológicas como, por ejemplo, un software para contratos, se resuelven, más rápido y con menos vicios, las controversias entre clientes y proveedores por el incumplimiento de algún contrato, ya que este, es una pieza angular de las organizaciones y es por eso que automatizar su ciclo de vida es un aspecto fundamental.
Una solución de automatización para el control de contratos, te ayuda a clasificar a los proveedores, lo que facilita la identificación mucho más puntual de los riesgos que pueden afectar a tu organización y, así, poder mitigarlos de forma oportuna.
Control de riesgos y gestión de contratos
La gestión eficaz de contratos para el control de riesgos, es el proceso que se ocupa desde la creación, administración, organización y funcionamiento de todo el ciclo de vida de un contrato, es decir, desde su instauración hasta el día de su término o renovación, siempre, con monitoreo y seguimiento continuo.
Hoy en día, y particularmente en América Latina, aún son muchas las empresas que no comprenden la importancia de abordar adecuadamente este proceso y los errores son consecuencia del poco conocimiento sobre sus etapas de vida, su relevancia, comunicación y relación entre cada una de las siguientes fases contractuales:
- Solicitud
- Generación de la primera versión del documento
- Negociación de los términos y contenidos
- Aprobación
- Pre-firma
- Firma
Posteriormente, existen pasos consecuentes importantes para la gestión, análisis y consultas del documento emitido:
- Búsqueda para alguna consulta ya sea revisión, control o gestión
- Seguimiento de las especificaciones, prohibiciones, derechos, obligaciones y documentos relacionados
- Análisis
- Términos y renovación
Una solución integral de estrategia y software de gestión contractual puede lograr eficientar todas esas etapas para que ocupes tu atención en proyectos más complejos, convirtiendo en procedimientos digitales, la automatización, monitoreo y evaluación continua de proveedores con un mejor control de la cadena de suministro.
Desafíos de la multigestión de contratos
Otro de los aspectos que las empresas tienen que sobrellevar en el día a día, es la gran cantidad de documentos e información a gestionar diariamente, es por eso que, un software puede reducir aspectos como:
- Ejecución básica de contratación
- Pérdida de tiempo
- Insuficiencia en la comunicación
- Limitada colaboración compartida entre varios departamentos
- Insuficiente control
- Deficiencia en la gestión del contenido
- Ausencia de estadísticas, datos de análisis o métricas de medición
Riesgos por una mala gestión de proveedores
Por otra parte, una solución integral y estratégica como lo es el software para contratos te ayuda a consolidar tu estrategia de manera fácil contrarrestando riesgos como:
- Incumplimiento de tus reglas de negocio estipuladas con tus proveedores, lo que logra el monitoreo del curso de tus acciones, así como el nivel de servicio acordado que tu proveedor brinda.
- Fuga de información sensible. Con un sistema de control de proveedores podrás evaluar y establecer controles para el tratamiento y seguridad de tu información.
- Pausa en tus operaciones por el incumplimiento de terceros. Con un software para control de proveedores, podrás hacer un puntual seguimiento para evaluar su estabilidad y monitorear su desempeño.
Beneficios de la automatización del control de contratos
Un contrato gestionado de forma estratégica te hace ahorrar tiempo y recursos, además te facilita la relación comercial dentro y fuera de la organización.
Por ello, una solución integral y tecnológica con un software para contratos que gestiona todo el ciclo de vida del contrato, es clave para automatizar los procesos y obtener ventajas como:
- Reducción de papel, eliminación de documentación física (empresa amigable con el planeta)
- Identificación oportuna de posibles riesgos
- Gestión de contratación a cualquier hora y lugar
- Seguridad frente ataques cibernéticos tanto internos como externos
- Cumplimiento de las normativas de seguridad
- Evita desplazamientos innecesarios
- Documentación firmada, resguardada, certificada y con validez legal
- Automatización de procesos vinculados a otros contratos
- Garantiza la seguridad y transparencia de todo el proceso de contratación
La forma de generar, acordar, negociar, firmar y dar seguimiento a tus contratos ya ha evolucionado. Tu organización debe de ser parte de este nuevo ecosistema. ORCA te ayuda a implementar una solución, integrada con la herramienta de automatización, de control estratégica para el control y prevención de riesgos asociados a terceros.
Un software para contratos brinda el seguimiento que necesita tu organización para preparar las bases de todas las etapas contractuales, así como la estandarización de sus requerimientos, procesos de validación y evaluación.
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