Toda organización que actualmente desee elevar su competitividad, debe tener bien clara la necesidad de establecer un marco de gestión y control sobre sus terceros, que desde luego conlleve un procedimiento de evaluación de proveedores para optimizar su cadena de suministro.
Asimismo, es esencial que dicho marco de control de proveedores sea ágil, eficiente, confiable y permita la integración y visibilidad de los flujos de trabajo, así como de cada una de las etapas y procesos de la evaluación.
En esta ocasión abordaremos los elementos clave para llevar a cabo este procedimiento eficazmente, de forma que al implementarlo en tu empresa los beneficios impacten positivamente en la operativa interna.
Procedimiento de evaluación de proveedores
Al arrancar un procedimiento de evaluación de proveedores, lo primero que se debe hacer es determinar la estrategia general de control de terceros; el plan estratégico va más allá del proceso de selección de los proveedores o el proceso de onboarding.
Es decir, se trata de un plan que está ejecutándose continuamente en las distintas etapas del ciclo de vida de la relación con sus proveedores; este plan es la piedra base sobre la cual podremos construir mejores relaciones con mayor transparencia, control y comunicación.
3 Claves de la evaluación de proveedores
Tres elementos que constituyen el pilar del plan de control de proveedores, para llevar a cabo la evaluación de forma eficiente y adecuada son:
1. Equipo encargado de la gestión y control de proveedores
Puede ser un comité, un grupo o una junta; en cualquier caso su objetivo principal es el de vigilar que todas las partes involucradas en la cadena de suministro trabajen y colaboren regularmente.
2. Acta o estatuto de control de proveedores
Define los elementos clave de la estrategia para su aprobación por parte de la mesa directiva o de la alta dirección; es el documento que vigila que la administración de proveedores esté alineada con los objetivos comerciales de la organización.
3. Política de control de proveedores
Estipula los dos and don'ts para casos típicos; y para los casos de incidentes, indica la ruta crítica a seguir para su escalación y resolución.
Entre otros aspectos, estructura y pone en su lugar a los proveedores por categoría, responsables, responsabilidades conjuntas, aprobaciones, evaluaciones auditorías y reportes.
Como se puede observar en el marco de control de proveedores se incluyen las evaluaciones, auditorías y reportes para la gestión de la relación con terceros.
Por esta razón es importante asegurar que el marco de control a implementar esté soportado en soluciones robustas que faciliten y optimicen cada una de las etapas del procedimiento de evaluación de proveedores, a fin de obtener resultados confiables y de valor para la toma de decisiones.
9 Aspectos críticos de la evaluación de proveedores
Revisemos nueve aspectos de suma relevancia para la adecuada gestión y control de proveedores.
- Retos referentes al cumplimiento normativo: aquí se debe apoyar en el equipo de GRC o ERM; sin importar dónde estén localizados los proveedores, es indispensable tener en mente los retos de cumplimiento que debe satisfacer el proveedor para dar el servicio que cada organización necesita.
- Alineación con el debido proceso: aquí es donde entra en función la estrategia anteriormente mencionada, donde se estipulan los pasos a seguir para cada etapa de la gestión de proveedores.
- Obtener y centralizar información clave: aquí entra el acta o estatuto de control de proveedores, para guiar la recolección de información esencial.
- Investigación sobre los prospectos a proveedores: también llamado due diligence, una investigación sobre el background de los prospectos que formarían parte de nuestra cadena de suministro puede evitarnos muchos dolores de cabeza si se realiza a tiempo y de la manera correcta.
- Evaluación de riesgos: una vez realizados los dos puntos anteriores, y ya con un universo reducido de prospectos ad hoc para colaborar con la organización, es indispensable volver a correr una evaluación de riesgos específicamente con los proveedores elegibles.
- Validar la información resultante: la evaluación de riesgos hecha sobre los terceros prospectados debe luego ir al área de GRC-ERM, para que validen los resultados obtenidos.
- Contraste su debido proceso: el debido proceso debería resultar en decisiones basadas en datos; contrastar las decisiones tomadas con los resultados es la manera ideal de asegurar que se tiene un “debido proceso” en el más extenso sentido.
- Establecer revisiones continuas sobre su desempeño: una vez elegido el proveedor indicado, se deben estipular fechas de revisión y seguimiento continuos para evitar y prevenir posibles amenazas o riesgos por incumplimientos de entregas en tiempo, forma y/o calidad.
- Revisiones periódicas de toda la estrategia y pilares: el ritmo en el que se dan los grandes cambios a nivel empresarial hoy en día, son tan rápidos como impredecibles, por lo que conviene asegurarse de revisar todo este andamiaje y actualizarlo con las mejores prácticas de cada industria cuando así sea necesario.
Si quieres conocer a mayor profundidad cómo eficientar el procedimiento de evaluación de proveedores, así como mejorar la cadena de suministro, y optimizar gastos operativos, descarga gratis nuestra guía sobre control de proveedores haciendo clic en la imagen de abajo.
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