¿Cuál es el correcto procedimiento de evaluación de proveedores?

Publicado por Rodrigo Ayala el 09 de enero de 2020

Toda organización que desee elevar su competitividad actualmente, debe tener bien clara la necesidad de establecer un marco de control sobre sus terceros que desde luego conlleve un procedimiento de evaluación de proveedores para optimizar la cadena de suministro que da servicios a su empresa. En esta ocasión abordaremos los elementos indispensables para tener este procedimiento al 100%.

Procedimiento de evaluación de proveedores: primeros pasos

Lo primero que se debe hacer es determinar la estrategia general de control de proveedores. Este plan va más allá de la mera selección de los proveedores o el proceso de onboarding: es un plan que está ejecutándose continuamente en las distintas facetas del ciclo de vida de la relación con sus vendors. Este plan es la piedra fundacional sobre la cual podremos construir relaciones con mayor transparencia, control y comunicación.

Los tres elementos indispensables para esta estrategia o plan de control de proveedores son:

• Equipo encargado de la gestión y control de proveedores. Puede ser un comité, un grupo o una junta; en cualquier caso su objetivo principal es el de vigilar que todas las partes involucradas en la cadena de suministro trabajen y colaboren regularmente.

• Acta o estatuto de control de proveedores. Define los elementos clave de la estrategia para su aprobación por parte de la mesa directiva o de la alta dirección; es el documento que vigila que la administración de proveedores esté alineada con los objetivos comerciales de la organización.

• Política de control de proveedores. Estipula los dos and don'ts para casos típicos, y para los casos de incidentes, indica la ruta crítica a seguir para su escalación y resolución. Entre otras cosas, estructura y pone en su lugar a los proveedores por categoría, responsables, responsabilidades conjuntas, aprobaciones, evaluaciones auditorías y reportes.

Como podrá observar en la política de control de proveedores se incluyen las evaluaciones, auditorías y reportes para la gestión de la relación con terceros; hemos llegado al punto del procedimiento en sí de la evaluación de proveedores.

Procedimiento de evaluación de proveedores: aspectos relevantes

Revisemos nueve aspectos esenciales para su gestión de proveedores.

· Retos referentes al cumplimiento normativo: aquí se debe apoyar en su equipo de GRC o ERM; sin importar dónde estén localizados sus proveedores, es indispensable tener en mente los retos de cumplimiento que debe satisfacer su proveedor para darle el servicio que su organización necesita.

· Alineación con su debido proceso: aquí es donde entra en función la estrategia anteriormente mencionada, donde se estipulan los pasos a seguir para cada etapa de la gestión de proveedores.

· Obtener y centralizar información clave: aquí es donde entra el acta o estatuto de control de proveedores, para guiar la recolección de información esencial.

· Investigación sobre los prospectos a proveedores: también llamado due diligence, una investigación sobre el background de los prospectos que formarían parte de nuestra cadena de suministro puede evitarnos muchos dolores de cabeza si se realiza a tiempo.

· Hacer una evaluación de riesgos: hechos los dos puntos anteriores y ya con un universo reducido de prospectos ad hoc para colaborar con nosotros, es indispensable volver a correr una evaluación de riesgos específicamente con los proveedores elegibles.

· Validar la información resultante: la evaluación de riesgos hecha sobre los terceros prospectados debe luego ir al área de GRC-ERM para que validen los resultados obtenidos.

· Contraste su debido proceso: el debido proceso debería resultar en decisiones basadas en datos; contrastar las decisiones tomadas con los resultados es la manera ideal de asegurar que se tiene un “debido proceso” en toda la extensión de las palabras.

· Establezca revisiones periódicas sobre desempeño: una vez electo el proveedor indicado, debe estipular fechas de revisión periódica para reducir la posibilidad de malas entregas en tiempo, forma y/o calidad.

· Revise toda su estrategia y estos pilares regularmente: el ritmo al que se dan los grandes cambios a nivel empresarial hoy en tan rápido como impredecible, asegúrese de revisar todo este andamiaje y actualizarlo con las mejores prácticas de su industria cuando sea necesario.

Ahí lo tiene, un práctico pero completo checklist que conviene revisar para medir su actual procedimiento de evaluación de proveedores. Si desea conocer a mayor profundidad cómo mejorar su cadena de suministro y, más aún, reducir gastos a partir de ello, descargue nuestra guía haciendo clic en la imagen de aquí abajo.

selección y evaluación de proveedores

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