Automatiza el control de tu sistema de gestión de calidad

Beneficios al negocio de automatizar el sistema de gestión de calidad

Automatizar la gestión e implementación de un sistema de calidad aporta ventajas competitivas a las organizaciones, al contribuir de manera directa en la mejora del rendimiento y eficacia operativa; la  ISO 9001 norma el sistema de gestión de calidad que permite mantener el control  en todos los procesos del negocio de forma continua.

Entre los beneficios de mayor relevancia de implementar el sistema de gestión ISO 9001, podemos destacar que este ayuda a las empresas a cumplir con las expectativas y necesidades de sus clientes o usuarios, logrando un impacto positivo en la reputación y rentabilidad del negocio.

Al ser ISO 9001 la norma de gestión de calidad de mayor reconocimiento a nivel mundial, y el estándar de referencia en este ámbito, precisa cómo lograr un desempeño y servicio consistente; por esta razón, automatizar la implementación del sistema de gestión de calidad resulta un acierto para directores de esta área.

3 desafíos comunes del sistema de gestión de calidad 

Algunas de las problemáticas que se presentan con mayor frecuencia en los sistemas de gestión de calidad desarrollados de forma manual, tienen solución y es posible optimizarlos a través del uso de tecnología. 

1. Control de documentación

Utilizar una herramienta de automatización, también permite almacenar, organizar y gestionar toda la documentación del sistema de gestión de calidad, de manera segura en un mismo punto de control; donde todas las partes interesadas pueden tener acceso controlado y seguro.

2. Gestión del sistema de calidad en alta dispersión de oficinas y filiales 

Automatizar el sistema de gestión de calidad con una herramienta de fácil implementación, se simplifica y optimiza el trabajo del responsable del sistema; evita complicaciones durante la instalación en todas las sucursales, lo que facilita la comunicación entre estas.

Además, permite la implementación y control del sistema de gestión de calidad vía remota, consiguiendo información segregada del sistema, lo que reduce la necesidad de traslados entre sucursales, y con ello los gastos derivados de esta actividad.

3. Ralentización del proceso de implementación por el uso de herramientas como procesadores de texto y hojas de cálculo

Reduce el trabajo manual y hasta un 15% el uso del manejo de documentos en físico y vía correo electrónico; lo que agiliza y mejora los procesos del sistema de gestión y la actualización de documentos. De esta manera se libera tiempo que puede ser empleado en otras actividades de valor para el negocio.

Claves para la implementación de un sistema de gestión de calidad

Es importante tomar en cuenta los puntos claves para lograr con éxito la implementación de un sistema de gestión de calidad, que se desarrollan a continuación.

• Análisis del estado de la empresa, esta primera etapa permite conocer la situación actual referente a la gestión de calidad y poder establecer objetivos y metas para el sistema de gestión de calidad.
• Mapeo de procesos, tener registro de los procesos operativos e interacciones con otras áreas brinda mayor visibilidad sobre estos, para poder establecer sistemas, controles e indicadores de calidad para el funcionamiento óptimo de cada parte del sistema de gestión de calidad.
• Política y plan de calidad, si bien una política de calidad no es indispensable, ayuda en la implementación de un sistema de gestión de calidad; en ella se incluyen tres objetivos fundamentales:
  
  
  • Objetivo principal, alcanzar la máxima calidad.
  • El compromiso que existe con el cliente.
  • De qué manera se logrará a través de la mejora continua.

El Plan de calidad por su parte, es un documento que especifica qué procedimientos y recursos asociados deben aplicarse, quién debe aplicarlos y cuándo deben aplicarse a un proyecto, proceso, producto o contrato específico. 

• Procedimientos e instrucciones de trabajo, en esta etapa se realiza la documentación de los procesos y procedimientos; y se detalla todo lo que se hace, cómo se hace, el alcance y quiénes son los responsables de cada tarea.
• Manual de Calidad, es la descripción de la norma ISO 9001 en los procesos de la empresa. Contiene todos los procedimientos documentados de la organización en todos los niveles.
• Implementación, una vez que se ha creado, desarrollado y estructurado todo lo anterior, considerando también la capacitación del personal, llega la etapa donde se pone en funcionamiento todo el sistema y el personal comienza con el uso de esta herramienta.
• Auditoría interna, no obstante, después de completar la implementación, se deben hacer revisiones a dicho sistema para ver cómo está funcionando, observar los fallos para corregirlos y detectar oportunidades de mejora para el crecimiento del mismo.

La implementación de un sistema de gestión de calidad es un procedimiento que conlleva numerosos pasos, mismos que resultan esenciales para garantizar la eficacia del sistema y con ello lograr los objetivos de calidad establecidos, así como el impacto positivo en el negocio.

Sin embargo, llevar a cabo estos procedimientos con el soporte de soluciones tecnológicas para la automatización, tanto de la implementación como de la gestión del sistema, aumenta las ventajas competitivas; pues favorece el ahorro de tiempo y asegura mayor control y precisión en cada proceso.

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