Planificación estratégica de la continuidad de negocio

Durante los últimos dos años una gran cantidad de empresas se vieron obligadas a detener sus operaciones; y en el mejor de los casos, a adaptar sus procesos para adecuarse al cambio global que terminó por definir nuevas maneras de operar y hacer negocios.

La discontinuidad de actividades impidió que algunas empresas brindaran sus servicios de forma habitual, lo que repercutió en su productividad; pues su cadena de suministro se vio interrumpida, y en paralelo experimentaron pérdidas que impactaron en su estrategia de negocio.

Ante esta situación cobra relevancia abordar la importancia de tener un método para la planeación estratégica de la continuidad de negocio ante incidentes disruptivos o materialización de riesgos; pues con una estrategia sólida es posible recuperar la actividad crítica interrumpida y mitigar el impacto con efectividad.

Desarrollar un plan que garantice la continuidad del negocio o BCP (business continuity plan) va más allá de un plan de contingencia o de recuperación de desastres, se trata de una herramienta analítica para asegurar la eficacia operativa ante cualquier posible disrupción.

Plan de continuidad de negocio: objetivo, fases ventajas y estrategia

Tu organización está expuesta a distintas amenazas que pueden dañar la reputación, las finanzas, los cumplimientos normativos o contractuales, entre otros aspectos.

Con una solución y estrategia adecuada se puede garantizar que las funciones o servicios clave puedan tener continuidad aún después de un desastre o situación adversa.

Para lograrlo es preciso desarrollar un BCP; una guía que asegure la operatividad ante una situación, interna o externa, que impida el funcionamiento de la empresa con normalidad y eficacia; también puede ser entendido como una alternativa a la normalidad.

Por otra parte, es común que se confunda un plan de continuidad de negocio con un plan de recuperación de desastres o DRP (disaster recovery plan), no obstante, cada uno tiene objetivos distintos. Sin embargo, ambos planes deben tener las siguientes características:

Seguro: mediante una correcta planeación y pruebas constantes es posible garantizar su fiabilidad.
Automatizado: es preferible que cuenten con una sede externa y plataforma tecnológica adecuada, para la automatización de procesos.
Accionable: las soluciones planteadas deben ser útiles, funcionales y ágiles de aplicación ante contingencias pero también fortalecer las operaciones diarias y mejorar los procesos existentes.

Objetivo

Su objetivo es mantener en funciones la empresa, disminuir el impacto ante cualquier incidente, y garantizar que la empresa esté preparada, mediante controles y estrategia eficaces, para poder responder y reaccionar oportunamente ante estos eventos.

Fases

Las fases para la planificación estratégica de la continuidad del negocio son las siguientes:

Entendimiento y análisis: en este paso se hace un análisis para comprender el entorno de tu organización, tomando en cuenta el mercado, procesos y estrategia, para conocer los aspectos críticos del negocio.
Valorar y decidir: aquí es preciso conocer qué nivel de riesgo se asumirá, identificando el impacto, los principales activos y posibles amenazas.
Probar y mejorar: se realizan pruebas del plan creado y se analizan los resultados para ajustarlo y adaptarlo.

Una herramienta de automatización de procesos puede ser clave en el desarrollo del BCP y al ejecutar pruebas para garantizar su fiabilidad.

Ventajas

Con una planificación estratégica las organizaciones pueden lograr:

Valorar y conocer profundamente los procesos de la compañía.
Establecer y esclarecer prioridades.
Reducir significativamente las pérdidas de negocio.
Adaptarse a las situaciones adversas de negocio en menor tiempo.
Tener dinamismo y agilidad para la toma de decisiones en situaciones específicas.
Contar con diferenciadores competitivos frente al resto del mercado, y mayor resiliencia.

Estrategia de continuidad de negocio

Para llevar a cabo una planificación estratégica es de sumo valor integrar una solución para la digitalización y automatización de procesos con consultoría especializada; pues la experiencia y conocimiento son claves para potenciar los beneficios de las herramientas tecnológicas.

Es importante destacar el valor de la consultoría especializada en el desarrollo de una estrategia de continuidad, tomando en cuenta que una estrategia es específica para una empresa, en un entorno puntual, apuntando a un objetivo concreto en un momento determinado.

Las características generales de una estrategia de continuidad de negocio son:

Comprobar mediante pruebas y evaluaciones la efectividad de la estrategia, antes que suceda algún incidente disruptivo.
Flexible y adaptable, para poder modificarse si las circunstancias lo requieren.
Cumplir con los objetivos definidos en el análisis de impacto de negocio (BIA), como el objetivo de tiempo de recuperación (RTO) y el objetivo de punto de recuperación (RPO).
Tener en cuenta los factores humanos, culturales, políticos y técnicos.

Soluciones inteligentes para la implementación de un BCP

Desarrollar un plan de de continuidad de negocio apoyado en soluciones que simplifican y agilizan los procesos con un sistema de automatización, posibilita:

Identificar múltiples escenarios catastróficos: los incidentes pueden venir de diferentes fuentes y tener distintos impactos. Un software de continuidad de negocio permite crear diferentes escenarios y ejecutar simulaciones para evaluar la capacidad de respuesta.

Detectar riesgos de incumplimiento: permite identificar los riesgos de incumplimiento de procedimientos internos y normativas externas, así como evaluar periódicamente para detectar fallas en procesos esenciales para tu organización.

Habilitar personal clave: para reaccionar con agilidad a través de la asignación automática de tareas específicas definidas desde la creación del BCP y DRP, así como una estrategia de continuidad efectiva.

La clave para la continuidad de negocio: digitalización y automatización

Con la contingencia sanitaria por Covid-19, muchas organizaciones no tenían previstas alternativas para reducir el impacto ante disrupciones en sus operaciones de producción y comerciales, o se encontraron con que su nivel de digitalización en procesos críticos no era suficiente para mantener sus funciones de forma consistente.

Es un hecho que hoy en día las organizaciones se enfrentan a amenazas y riesgos que antes no se habían experimentado, ni en las dimensiones actuales; por esta razón, tu empresa no se puede quedar a la deriva sin medidas estratégicas de control que la preparen para afrontar el cambio eficazmente.

En ORCA hemos desarrollado soluciones para ayudarte y facilitarte la planeación estratégica de la continuidad de negocio, con una validación previa de distintos escenarios, generación de planes efectivos, actualizados y accionables para tu organización, a fin de lograr agilidad y capacidad de respuesta en el menor tiempo posible, ante incidentes.