El ideal en toda organización es tener finanzas sanas que le permitan seguir operando con márgenes de ganancia atractivos; que preferentemente se puedan reinvertir, y así –una y otra vez–, para poder expandirse y aumentar su rentabilidad en la industria.
Finanzas sanas, entendidas como un equilibrio de resultado positivo entre ingresos y egresos, es uno de los principales beneficios de la evaluación del desempeño de proveedores. Desde luego este no es el único, aunque quizás sí el de mayor relevancia.
Sin embargo, si se atiende solo al resultado final (finanzas sanas), se puede perder de vista el proceso mediante el cual este se logra; y así generar una idea errónea sobre la importancia de la evaluación de proveedores y su impacto a nivel contable.
Para evitar esta incomprensión al respecto, misma que puede llevar a malas prácticas de control de terceros, errores de interpretación y en última instancia a errores en la ejecución, hemos preparado este blog post acerca del tema.
¿Cómo evaluar a los proveedores?
Antes de comenzar a detallar los beneficios de la evaluación del desempeño de proveedores, conviene tener en cuenta algunos aspectos, para lograr obtener el mayor provecho de este proceso.
1. Determinar parámetros
Lo primero que se debe hacer antes de comenzar la evaluación, es saber con precisión qué se va a evaluar; es decir, cuál será el aspecto que queremos satisfacer con lo que pensamos evaluar: ¿tiempo, calidad, cantidad y costo?
Estos cuatro criterios de ejemplo, suelen estar presentes en cualquier tipo de medición del desempeño de proveedores; pero quizás haya algunos que son mucho más específicos y se ajusten al tipo de productos o servicio que cada organización demanda.
Tener bien claros los parámetros es una excelente brújula con la que, una vez estipulados, tenemos un norte claro hacia el cual avanzar con cada esfuerzo llevado en conjunto; dotando así de una clara identidad a nuestra empresa.
2. Contar con antecedentes objetivos
Este aspecto se refiere a los reportes, cifras, objetivos y pormenores que arroja toda buena y madura evaluación; resguardados y accesibles para posteriores consultas.
Puesto que, archivar debidamente estos antecedentes permite no solo conocer el historial de una organización, sino que también permite ir un paso adelante de lo que pudiera suceder con determinados proveedores.
Un gran ejemplo de esto, son las materias primas provenientes del campo, que frente a ciertos cambios irregulares en el clima, ajustan las cosechas y cantidades de cada plantación.
Saber esto es muy importante para deducir la probabilidad de que un proveedor de este tipo pudiera incumplir; y ser esta una posibilidad latente, incluso da pauta para sustituirlo o complementarlo oportunamente con algún otro tercero, y así evitar las consecuencias por un incumplimiento.
3 Beneficios de la evaluación de proveedores
A continuación, presentamos los principales beneficios que ofrece el monitoreo continuo de sus relaciones con terceros.
1. Mejora continua, incrementa el desempeño de tus proveedores
Existe un dicho que dice que, lo que no se puede medir no se puede mejorar. Esto es muy cierto, por ello conviene aplicarlo a todos los proveedores, para mejorar la relación con cada uno de ellos; y de esta forma, mejorar en su totalidad la propia cadena de suministro.
Además, al haber una mejoría en los suministros o servicios que se consumen y transforman, para después venderse, es posible aumentar el precio de los productos o servicios que se ofrecen, lo que representaría mayores ingresos para las empresas.
Si a esto se le suman los ahorros por compras en alto volumen, por ejemplo, puede también representar una reducción en costos de producción; aumentando aún más la brecha entre el costo de producción y el precio final, incrementando así los márgenes de ganancia.
2. Mayor compromiso
No es lo mismo ser un gran cliente para un proveedor pequeño, que un pequeño cliente de algún proveedor grande.
En el segundo caso, existen mayores posibilidades de ser puestos en última prioridad, en contraste con el primer caso. Sin embargo, hacerlos conscientes de que están siendo evaluados permanentemente puede ayudar a aumentar el compromiso del proveedor.
El simple hecho de saber que están bajo escrutinio favorece que cuiden mejor sus ejecuciones, toda vez que estas pasan continuamente por revisiones, y esta será la mejor forma de cuidar el negocio que tienen en tu organización.
De igual forma que, si hay que centrar la atención sobre algún cliente aunque eso implique el riesgo de descuidar a otro, es más probable que la empresa que evalúa constantemente se encuentre en el primer grupo (cliente atendido), que en el segundo (cliente desatendido).
3. Control data-driven
Por último, un gran beneficio del cual deben empezar a echar mano todas las organizaciones, es precisamente el control con base en elementos objetivos que permite obtener el big data.
Llevar un control bien documentado sobre el desempeño de sus proveedores, favorece una mejor toma de decisiones, pues estas serán basadas en información confiable; lo cual ayuda a suplir a las famosas “corazonadas”, que ninguna organización seria puede darse el lujo de permitirse.
Ahora que se tienen claros los beneficios de la evaluación de proveedores, se puede comprender mejor cómo es que la evaluación puede impactar en general en su organización o negocio, tanto para prevenir riesgos, como para mejorar la rentabilidad.
Por supuesto, cabe mencionar que aunque los beneficios financieros son muchas veces la prioridad, no son la única ventaja competitiva que se puede obtener de este proceso de control.
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