La ejecución de auditorías, ya sean internas o externas, es fundamental para garantizar la transparencia, el cumplimiento normativo y la solidez operativa de una organización.
No obstante, muchas veces las auditorías pueden ser vistas como un proceso engorroso que genera fricciones o interrupciones en la operación diaria del negocio.
Para evitar estos problemas, es esencial abordar las auditorías con agilidad y certeza, garantizando que la información requerida esté siempre accesible y que el proceso se ejecute de manera fluida.
Cuando se manejan adecuadamente, las auditorías no solo sirven para revisar el pasado, sino también para prevenir daños futuros, fortalecer la gestión de riesgos y evitar problemas que puedan afectar las finanzas, operaciones o la reputación del negocio.
A continuación, exploraremos las mejores prácticas para la ejecución efectiva de auditorías, diferenciando entre auditorías internas y externas, y ofreciendo consejos prácticos para que el proceso sea ágil y valioso.
Las auditorías internas son aquellas que una organización realiza sobre sus propios procesos, sistemas y controles.
Generalmente, las llevan a cabo equipos de auditoría interna que buscan identificar áreas de mejora, asegurar el cumplimiento de políticas internas y garantizar la eficiencia operativa.
Entre los beneficios de las auditorías internas destacan:
Las auditorías externas, en cambio, son llevadas a cabo por auditores independientes o firmas especializadas, y a menudo tienen un carácter obligatorio para cumplir con normativas o regulaciones específicas.
Estas auditorías buscan verificar la exactitud de los informes financieros y asegurar que la organización cumpla con las normativas aplicables.
A pesar de que las auditorías externas pueden generar cierta presión, es crucial que las organizaciones se preparen de manera adecuada para minimizar las interrupciones y garantizar que la información requerida esté completa y accesible.
Un enfoque ordenado y estructurado evitará fricciones innecesarias y facilitará el trabajo de los auditores externos, reduciendo el impacto en las operaciones diarias.
Para que la ejecución de auditorías sea ágil y sin interrupciones, es fundamental implementar un enfoque que optimice los procesos y prepare adecuadamente a los equipos internos.
Aquí algunas claves para lograrlo:
La clave para una ejecución ágil es que toda la información requerida por los auditores esté disponible de manera organizada y accesible.
Es recomendable que las áreas auditadas implementen sistemas de gestión documental que permitan almacenar y acceder rápidamente a informes financieros, políticas internas, contratos y otros documentos clave.
La comunicación es un aspecto crucial para la ejecución exitosa de auditorías. Mantener una comunicación fluida entre los auditores, los equipos auditados y las áreas responsables de proporcionar la información evita retrasos y malentendidos.
Una de las principales funciones de las auditorías debe ser identificar y gestionar los riesgos críticos que podrían impactar negativamente en la organización.
Al adoptar un enfoque de auditoría basado en riesgos, los responsables de auditoría interna o externa pueden centrarse en los puntos más vulnerables y evitar un enfoque superficial.
Uno de los mayores desafíos en la ejecución de auditorías es equilibrar el proceso con las operaciones diarias de la organización.
Un cronograma bien estructurado garantiza que el proceso se realice de manera ágil sin generar interrupciones innecesarias.
Un par de elementos útiles al respecto son:
La tecnología juega un papel clave en la ejecución de auditorías de manera ágil y eficiente.
El uso de plataformas digitales para compartir documentos, realizar revisiones en tiempo real y almacenar información permite reducir el tiempo necesario para completar las auditorías.
La ejecución de auditorías debe verse más allá de un simple ejercicio de revisión de datos pasados.
Adoptar un enfoque de auditoría centrado en riesgos permite identificar posibles problemas antes de que ocurran, lo que refuerza la prevención y ayuda a las organizaciones a prepararse para eventos futuros no deseados.
Adoptar este enfoque también garantiza que las auditorías no sean vistas solo como una evaluación retrospectiva, sino como una herramienta para fortalecer la resiliencia operativa y financiera de la organización.
La ejecución de auditorías, tanto internas como externas, no tiene por qué ser un proceso disruptivo si se aborda de manera estructurada, con una buena organización de la información y una comunicación clara.
Al adoptar un enfoque basado en riesgos y priorizar la accesibilidad de los datos, las auditorías no solo garantizan el cumplimiento normativo, sino que también se convierten en una herramienta clave para prevenir futuros problemas y mejorar la toma de decisiones estratégicas.
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