Seamos honestos: la gestión de auditoría externa es un proceso complicado, no solo por los procesos y procedimientos de la auditoría en sí, sino también por la tradicional imagen que se tiene de los auditores, que por la naturaleza de su trabajo no suelen ganar muchos adeptos.
A continuación, se detallan los aspectos clave de la gestión de toda auditoría externa, para que los observes y las conduzcas de mejor manera.
Primero, define los objetivos de la auditoría
Aquí, algunos de los más comunes:
Verificación de estados financieros
El objeto primordial de toda auditoría externa se basa en confirmar que los estados financieros de la organización reflejan fiel y precisamente su situación financiera y resultados operativos.
Cumplimiento normativo
Asegurar que la entidad cumpla con las leyes y regulaciones aplicables, incluyendo normas contables y fiscales.
Evaluación de controles internos
Revisar y evaluar la efectividad de los controles internos de la entidad para prevenir y detectar errores y fraudes.
Confianza y credibilidad
Proporcionar una opinión independiente que incremente la confianza de los inversionistas, accionistas y otros stakeholders en la información financiera de la empresa.
Después, determina el proceso de gestión de auditoría externa
Planificación
- Escoge al auditor: elegir una firma de auditoría externa con experiencia relevante y pertinentente para tu organizción y sector, además de que tenga buena reputación.
- Definición del alcance: determina el alcance de la auditoría; es decir, qué áreas o unidades del negocio, así como qué procesos serán auditados.
- Preparación de documentación: reunir y organizar los documentos y registros financieros que los auditores necesiten; ni más, ni menos.
Comunicación y coordinación
- Reuniones iniciales: convoca a reuniones de planificación con los auditores para discutir el cronograma, los procedimientos de auditoría y cualquier área de preocupación específica.
- Punto de contacto: designa una persona como punto de contacto dentro de tu organización y facúltala para llevar la comunicación y coordinación con auditores externos.
Ejecución de la auditoría
- Facilitación de acceso: asegura que los auditores tengan acceso a los registros, sistemas y personal necesario para llevar a cabo su trabajo en tiempo y forma.
- Apoyo continuo: proporcionar soporte y responder a las solicitudes de información adicional o aclaraciones durante el proceso de auditoría.
Revisión y Retroalimentación
- Informe preliminar: revisar los hallazgos preliminares con los auditores y proporcionar cualquier información adicional o correcciones necesarias.
- Discusión de hallazgos: discutir los hallazgos finales y las recomendaciones con los auditores y la alta dirección.
Informe de auditoría
- Opinión del auditor: cuida que el informe de auditoría que recibas del auditor, incluya su opinión sobre los estados financieros y la efectividad de los controles internos.
- Informe de gestión: revisar el informe de gestión que puede incluir recomendaciones para mejorar los controles internos y otros procesos.
Seguimiento y acción correctiva
- Implementación de recomendaciones: desarrolla e implementa planes de acción para abordar las recomendaciones de los auditores.
- Monitoreo continuo: realiza un seguimiento continuo de las mejoras implementadas y prepara informes de progreso para la alta dirección, la junta directiva y otros stakeholders.
Ahora, una vez sabiendo qué procesos seguir para conseguir cuáles objetivos, echemos una mirada a los retos que se interponen a una gestión de auditoría externa.
Retos comunes en la gestión de auditoría externa
- Preparación insuficiente: no tener todos los documentos y registros listos puede retrasar el proceso de auditoría y afectar la calidad de la revisión.
- Falta de comunicación: la comunicación ineficiente entre la organización y los auditores puede llevar a malentendidos y errores en la auditoría.
- Resistencia al cambio: la implementación de las recomendaciones de auditoría puede encontrar resistencia dentro de la organización, especialmente si implica cambios significativos en los procesos o controles.
- Tiempo y recursos: la auditoría puede ser un proceso intensivo en términos de tiempo y recursos, desviando la atención del personal de sus responsabilidades diarias.
La gestión efectiva de la auditoría externa es crucial para asegurar una evaluación precisa y confiable de la situación financiera y operativa de tu organización. Al ayudar a cumplir con las obligaciones normativas, también se mejora la transparencia, confianza y eficiencia operativa.
Mediante una planificación cuidadosa, comunicación clara y seguimiento diligente de las recomendaciones, las organizaciones pueden maximizar el valor de sus auditorías externas.
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