La adecuada planeación de estrategias de incorporación de proveedores es fundamental para tener una red de proveeduría confiable, especialmente en un contexto donde la eficiencia y seguridad de la cadena de suministro son cruciales.
Este proceso no solo ayuda a alinear a los proveedores con las expectativas corporativas en términos de prácticas de seguridad de la información compartida con los terceros en cuestión, su salud financiera y el cumplimiento de normativas, sino que también es esencial para mitigar riesgos y garantizar la continuidad del negocio al contemplar también su capacidad operativa.
La importancia de un buen onboarding de proveedores
Estabilidad y conformidad
Un proceso bien definido de incorporación de proveedores es clave para asegurar que nuestros nuevos aliados cumplan con los requisitos necesarios para mantener la cadena de suministro segura y operativa.
Este proceso abarca desde la debida diligencia antes de la firma del contrato hasta la revisión y aprobación del mismo, garantizando que cada proveedor posea los controles adecuados para mitigar riesgos potenciales.
Estrategias efectivas para la incorporación de proveedores
Mejores prácticas en gestión del riesgo y cumplimiento
- Evaluación temprana de riesgos: iniciar la evaluación de riesgos durante la fase de selección es crucial. Esto incluye realizar verificaciones de antecedentes, revisar bases de datos legales y cobertura de noticias para identificar proveedores de alto riesgo, así como evaluaciones en sitio para conocer capacidad instalada y productiva.
- Procesos RFx basados en riesgo: adoptar un programa de gestión RFx (del inglés Request For o “Solicitud de” en español, y donde la X representa variantes) que automatice y estandarice algunos otros procesos, por ejemplo, el de solicitud de información (RFI) o el de propuesta (RFP), facilitando la recolección inicial sobre los controles internos de seguridad y la capacidad de gestión de riesgos del proveedor.
- Gestión del ciclo de vida del contrato: implementar una gestión estructurada y automatizada del ciclo de vida del contrato ayuda a coordinar los equipos de compras, legales y finanzas, asegurando la consistencia en los términos y los acuerdos de nivel de servicio (SLA, siglas también en inglés que viene de Service Level Agreement, donde agreement tiene una doble connotación, ya sea de “acuerdo”, pero también de “contrato”) a través de proveedores.
- Creación de una base central de datos de proveedores: centralizar la información del proveedor permite un acceso fácil y la integración de datos a través de soluciones existentes mediante un API (otro acrónimo del inglés para Application Programming Interface, que es la interfaz que permite la intercomunicación de dos o más sistemas informáticos) lo que facilita una gestión de riesgos más efectiva.
- Mapeo estratégico de relaciones con cuartas partes: identificar y gestionar las relaciones con los proveedores de nuestros proveedores es vital para prevenir riesgos que puedan surgir más allá de los proveedores directos, también llamados terceros (o vendors, por si faltaba un anglicismo más).
- Categorización de proveedores basada en riesgo: organizar a los proveedores según el riesgo que representan permite una asignación más eficiente de los recursos de monitoreo y gestión. Aquí, puedes seguir la típica ponderación por impacto y probabilidad; sugerimos la primera por estar relacionada directamente al negocio.
Beneficios de las estrategias de incorporación de proveedores
Fortalecer roles y mejorar resultados
La implementación de estas estrategias no solo reduce significativamente los riesgos asociados con la cadena de suministro, sino que también refuerza el rol de los directores de gestión de proveedores al mejorar la eficiencia y la seguridad en las operaciones.
Poner en marcha estas estrategias, ayuda a una mejor posición competitiva y financiera de la organización en su entorno, nicho o mercado, además de aumentar su resiliencia organizacional frente a posibles interrupciones.
Conclusión
Adoptar un enfoque estructurado y consciente del riesgo en la incorporación de proveedores es más que una necesidad operativa; es una estrategia que impulsa la estabilidad, el cumplimiento y la innovación dentro de las grandes organizaciones.
Implementar estas prácticas, permite a las organizaciones no solo asegurar la conformidad y reducción de sus riesgos, sino también establecer las bases para relaciones duraderas y productivas con sus proveedores.
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