Los contratos con proveedores juegan un papel fundamental en las operaciones de cualquier organización. Sin embargo, en muchos casos, los riesgos asociados a estos contratos no reciben la atención que merecen, especialmente cuando se trata de acuerdos críticos para la cadena de suministro o la producción de bienes y servicios.
La falta de precaución en la revisión de estos acuerdos puede generar interrupciones en las operaciones, impactos financieros graves y, en algunos casos, sanciones regulatorias.
Implementar una gestión adecuada de los riesgos en contratos con proveedores es esencial para proteger la continuidad del negocio y garantizar que los acuerdos estén alineados con los objetivos operativos y financieros de la organización.
Este artículo detalla los riesgos más comunes que pueden surgir en los contratos con proveedores, y te brinda herramientas para gestionarlos de manera efectiva.
Riesgos en contratos con proveedores: puntos críticos a vigilar
1. Falta de claridad en los niveles de servicio (SLA)
Uno de los riesgos más importantes en los contratos con proveedores es la falta de claridad en los acuerdos de nivel de servicio (SLA, por sus siglas en inglés de Service Level Agreement).
Estos acuerdos definen los parámetros de calidad, tiempos de entrega y expectativas que el proveedor debe cumplir.
Cuando los SLA no son claros o están mal definidos, existe un alto riesgo de que el proveedor no cumpla con las expectativas, lo que puede resultar en demoras en la producción, productos de baja calidad o interrupciones en el servicio.
Impacto al negocio
- Interrupciones en la cadena de suministro: si un proveedor no cumple con los tiempos de entrega acordados, la organización puede enfrentar retrasos en la producción o en la entrega de productos a sus clientes.
- Pérdida de calidad: sin estándares claros en los SLA, es más probable que los proveedores entreguen productos o servicios que no cumplan con los requisitos de calidad, lo que afecta la reputación de la empresa.
Cómo gestionarlo
- Define SLAs detallados y precisos, que incluyan tiempos de entrega, estándares de calidad y parámetros de rendimiento.
- Asegúrate de que el contrato incluya cláusulas sobre penalizaciones en caso de incumplimiento de los SLAs.
- Monitorea el desempeño del proveedor regularmente para asegurar que los SLA se estén cumpliendo y ajusta los acuerdos si es necesario.
2. Riesgo de incumplimiento normativo
Un aspecto crítico que muchas organizaciones no tienen en cuenta es el riesgo de incumplimiento normativo cuando trabajan con proveedores.
Los proveedores que no cumplen con las normativas locales o internacionales pueden poner en riesgo a la organización contratante.
En algunos sectores, como el farmacéutico, financiero o de alimentos y bebidas, este incumplimiento puede resultar en multas significativas, sanciones legales o el retiro de productos del mercado.
Impacto al negocio
- Multas y sanciones: si un proveedor no cumple con regulaciones como la LFPDPPP (Ley Federal de Protección de Datos Personales), o estándares de calidad ISO (como la ISO 27017, la ISO 31000, etc.) o normativas medioambientales, la organización contratante puede ser multada.
- Daño reputacional: un incidente de incumplimiento normativo por parte de un proveedor puede afectar la confianza de los clientes en la organización.
Cómo gestionarlo
- Realiza una debida diligencia exhaustiva para asegurarte de que los proveedores cumplan con todas las regulaciones aplicables.
- Incluye cláusulas en los contratos que obliguen a los proveedores a mantenerse en conformidad con las normativas relevantes y provean reportes regulares.
- Establece mecanismos de auditoría y revisiones periódicas para evaluar el cumplimiento del proveedor.
3. Riesgos financieros: estabilidad del proveedor
La estabilidad financiera del proveedor es otro riesgo que a menudo se pasa por alto en los contratos.
Si un proveedor crítico enfrenta problemas financieros, podría no ser capaz de cumplir con los compromisos contractuales, lo que podría interrumpir gravemente las operaciones de la organización.
Impacto al negocio
- Ruptura de la cadena de suministro: si un proveedor deja de operar o no puede cumplir con sus obligaciones contractuales debido a problemas financieros, la organización podría quedarse sin un recurso crítico.
- Costos adicionales: en caso de que un proveedor quiebre, la organización contratante podría tener que buscar un nuevo proveedor con urgencia, lo que lo pone en una posición delicada para negociaciones o renegociaciones de contratos existentes con sus propios clientes, y que puede hacerla incurrir en costos adicionales para paliar las interrupciones o retrasos.
Cómo gestionarlo
- Realiza evaluaciones financieras periódicas al proveedor para monitorear su estabilidad financiera.
- Promover que los contratos contengan cláusulas de contingencia, como la posibilidad de cambiar de proveedor en caso de insolvencia o problemas financieros.
- Considera establecer contratos con múltiples proveedores, para reducir la dependencia de un único proveedor en acuerdos críticos.
4. Dependencia de un único proveedor (Single-sourcing en inglés)
El riesgo de dependencia de un único proveedor es considerablemente alto, especialmente en contratos críticos donde la organización se basa completamente en un solo proveedor para la provisión de productos o servicios esenciales.
Este riesgo se intensifica si el proveedor está localizado en una región propensa a desastres naturales o inestabilidad política, lo que podría generar interrupciones significativas.
Impacto al negocio
- Interrupción de operaciones: si el proveedor experimenta una crisis o interrupción en su producción, la organización contratante puede verse afectada en su operación diaria.
- Falta de capacidad de negociación: con un solo proveedor, la organización tiene menos poder de negociación para ajustar precios o términos contractuales.
Cómo gestionarlo
- Establece contratos con múltiples proveedores para diversificar el riesgo y no depender de un único proveedor crítico.
- Incluye cláusulas de contingencia en los contratos, que permitan recurrir a otros proveedores en caso de incumplimiento.
- Evalúa el desempeño del proveedor a lo largo del tiempo, considerando tanto su capacidad productiva como su infraestructura para mantener el flujo operativo.
5. Falta de cláusulas de resolución de conflictos
Uno de los riesgos más graves en los contratos con proveedores es la falta de cláusulas claras de resolución de conflictos.
Cuando surge un desacuerdo entre el proveedor y la organización, no contar con cláusulas adecuadas puede llevar a procesos largos y costosos de arbitraje o litigio.
Impacto al negocio
- Costos elevados: resolver un conflicto sin un proceso claramente definido puede llevar a costosos litigios que distraen a la organización de sus operaciones principales.
- Retrasos en la ejecución del contrato: un conflicto no resuelto puede provocar retrasos significativos en la entrega de productos o la provisión de servicios.
Cómo gestionarlo
- Asegúrate de incluir cláusulas de resolución de conflictos en todos los contratos con proveedores, especificando métodos como la mediación o el arbitraje para resolver disputas de manera rápida y eficiente.
- Define claramente los procesos de escalamiento, para que los conflictos se puedan resolver a nivel contractual antes de llegar a un arbitraje o litigio más costoso.
La importancia de un enfoque TPRM en los contratos con proveedores
El Third-Party Risk Management (TPRM) o gestión de riesgos de proveedores o terceras partes, es esencial para identificar y mitigar los riesgos asociados a los proveedores antes de que afecten la operación de la organización.
Una gestión proactiva de contratos basada en TPRM puede ayudar a detectar problemas antes de que se conviertan en amenazas reales para la continuidad del negocio.
¿Qué implica un enfoque TPRM en la gestión de contratos?
- Etapas de vida del proveedor: organizar a los proveedores en las cuatro fases principales en las que se encontrarán en su relación con la organización contratante:
- Debida diligencia (búsqueda y selección)
- Gestión de riesgos de contratos (firma y formalización de la relación)
- Evaluación de desempeño (en operación; se debe contar con indicadores clave de desempeño)
- Monitoreo continuo (gestión proactiva de riesgos en caso de algún cambio en su contexto)
- Evaluaciones de riesgos continuas: monitorear y evaluar a los proveedores de manera constante a lo largo del tiempo, no solo en el momento de firmar el contrato.
- Auditorías regulares: realizar auditorías y verificaciones para asegurarse de que los proveedores cumplen con los términos contractuales y las normativas aplicables.
- Planes de contingencia: tener alternativas y planes de acción predefinidos para enfrentar cualquier problema con un proveedor crítico.
Cuando lo primero es supervisar a los terceros
Los riesgos en contratos con proveedores pueden representar un peligro significativo para las organizaciones si no se gestionan adecuadamente.
Desde la claridad en los SLA hasta la estabilidad financiera del proveedor, cada aspecto debe revisarse minuciosamente para evitar impactos negativos en las operaciones, finanzas o el cumplimiento normativo.
Adoptar un enfoque basado en TPRM asegura que los contratos no solo protejan los intereses de la organización, sino que también minimicen los riesgos asociados a la cadena de suministro y a la dependencia de terceros.
Recuerda que antes de pasar a las cuestiones contractuales, hay una debida diligencia por hacer, para asegurar que estás tomando la mejor decisión, y para esa etapa más temprana, hemos preparado la guía Debida diligencia en diversos sectores: mitiga riesgos de proveedores; con ella, asegurarás que lo que bien empieza, bien termina. Descárgala gratis abajo.