Para cualquier organización con relaciones comerciales con terceros, un adecuado procedimiento de auditoría para proveedores es indispensable, pues a través de las auditorías es posible mantener el control interno sobre la gestión del riesgo, la seguridad de la información y el cumplimiento normativo.
80% de las organizaciones destina una cantidad
mínima de recursos para la auditoría de proveedores.
De acuerdo con una encuesta de la Fundación de Investigación del Instituto de Auditores Internos y Crowe Horwath LLP, pese a que más del 65% de organizaciones depende mayormente de terceros y de además ser conscientes del riesgo significativo que implican estas relaciones, el 80% destina recursos mínimos para la auditoría de proveedores.
La importancia de la auditoría a proveedores recae también en su papel dentro del control de proveedores para mejorar las relaciones comerciales, lograr una mejora continua de los productos y/o servicios, y resolver ciertas incógnitas acerca del rendimiento de la cadena de valor.
El riesgo de terceros es uno de los mayores riesgos a los que están expuestas las empresas, pues se trata de un entorno en constante cambio, ya sea por factores externos que afecten las relaciones comerciales, o bien, factores de la industria como las regulaciones y normativas.
Por lo que, resulta necesario contar con un sistema apropiado de control, evaluación, monitoreo y auditorías continuas de proveedores; pues de no dar seguimiento al cumplimiento del contrato, se puede generar un colapso en la gestión del riesgo.
Aunque los riesgos de proveedores son diversos, según el área de la organización en la que suceden o del tipo de proveedor (comercialización de productos o insumos, adquisición de servicios o tercerización de procesos), se pueden clasificar en las siguientes categorías:
Ante la aceleración de la digitalización y capitalización de la información, la tarea de gestionar los riesgos se ha hecho más difícil; por esta razón es fundamental implementar un sistema de gestión que cuente con herramientas sofisticadas para el control de proveedores.
El control de proveedores se puede realizar mediante:
Para garantizar una gestión de riesgos eficiente, se deben establecer controles eficaces para identificar, mitigar y resolver los riesgos de terceros; mientras que el procedimiento de auditoría para proveedores se lleva a cabo para evaluar dichos controles a fin de reducir la incertidumbre en terceros.
Las acciones que se contemplan como parte de una auditoría a proveedores incluyen:
Para llevar a cabo la auditoría a proveedores es fundamental primero, que los miembros del equipo auditor no tengan conflicto de intereses alguno; aunado a esto, el enfoque de la auditoría debe estar basado en evidencia, misma que debe ser verificable.
La auditoría debe llevarse a cabo durante periodos de tiempo delimitados y con recursos también limitados, y realizarse con muestras de la información disponible, razón por la que el uso del muestreo debe ser el más óptimo, a fin de obtener conclusiones confiables del proceso.
El procedimiento de auditoría para proveedores inicia entonces con la planificación de la auditoría, en esta etapa se considera:
Dependiendo de las necesidades y características de cada organización, es posible que el proceso de auditoría se lleve a cabo en distintos niveles; es decir, puede ser auditado únicamente el proceso de adquisición, o requerir auditar también la cadena de suministro.
Por otra parte, según los distintos objetivos que las organización han buscado cumplir con las auditorías de proveedores, han surgido y se han desarrollado distintos tipos de auditorías. Las auditorías más comunes son las de:
Si en tu empresa se requiere implementar u optimizar un programa de gestión de riesgo en terceros, es necesario contar con una solución robusta, integral y ágil que permita establecer controles de riesgo de terceros y procedimientos de auditoría para proveedores, que se conviertan en habilitadores para el cumplimiento eficiente.
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