Desarrollar una planeación estratégica de auditoría que sea clara, medible y comunicable es un punto clave en la estrategia empresarial de toda compañía para cumplir con sus objetivos estratégicos.
En la estrategia empresarial es posible definir la ruta a seguir y ejecutar para que una organización consiga el éxito planteado en sus objetivos; es decir, cómo competir y ganar en los mercados elegidos o cómo brindar los servicios que cumplan las expectativas de sus clientes o usuarios.
Y es en función de esta estrategia que se desarrollan, primero, los planes que responden al cómo la empresa puede cumplir con sus objetivos estratégicos, y después los planes operativos.
A nivel funcional, la planificación estratégica de una auditoría define la hoja de ruta para ejecutar las opciones y acciones necesarias para alcanzar los objetivos que reflejan la contribución de la función a la empresa, modelo de negocio y objetivos.
Dada la complejidad de las relaciones comerciales actuales, es imprescindible que los planes de auditoría sean claros, medibles y comunicables, de lo contrario se pueden presentar desafíos para las empresas que les dificulten lograr sus objetivos estratégicos.
En este sentido, la planeación debe ser un proceso simple y ágil, idealmente con la automatización del desarrollo de datos e información habilitada; de forma que los resultados arrojados de la ejecución permitan la remediación eficaz de los incumplimientos o inconformidades identificadas.
Las claves para desarrollar una planeación estratégica de auditoría se pueden plasmar en cuatro puntos que detallamos a continuación.
Es importante partir de la claridad en cuanto a la estrategia empresarial general, para después identificar las métricas que se relacionen directamente con los resultados expuestos.
Se recomienda limitar el plan central a un máximo de siete métricas, iniciativas o supuestos críticos para que el plan estratégico sea fácil de comunicar.
El valor de las métricas se debe estimar al inicio de la planeación, para que después se pueda realizar un seguimiento de su progreso. Es igualmente correcto que el periodo planteado para lograr esos objetivos sea tan corto como un trimestre o tan largo como cinco años.
En el caso de los objetivos planteados a largo plazo, el seguimiento de estos debe ser al menos trimestralmente. En este punto, es fundamental la captura de información clave que identifique tiempo y personal involucrado.
Los supuestos que sustentan la estrategia son herramientas esenciales para la comunicación, ya que reflejan por qué el estado final objetivo y las iniciativas necesarias son mejores que las alternativas.
Se debe asegurar que los supuestos sean concretos, con rangos cuantificables para su control; así como supervisar con frecuencia los rangos de los supuestos, para prevenir y controlar oportunamente una posible irregularidad o incumplimiento.
Toda vez que el incumplimiento de uno de estos supuestos puede desencadenar una urgente corrección de la ejecución y rumbo del plan estratégico.
Recopilar información estratégica es una referencia para obtener evaluaciones objetivas e intuitivas, pero también es importante detectar y documentar hallazgos clave para su rápida solución.
Para poder identificar las iniciativas clave seleccionadas que impulsan una planificación enfocada, pero validada se deben incluir iniciativas que:
Después de especificar las iniciativas, se deben establecer criterios y fechas para los hitos clave y su finalización.
Al crear un mensaje para comunicar la esencia o los elementos centrales de una estrategia se debe tomar en cuenta que sea una sola frase que resulte única y aspiracional; sin embargo, de ser necesario se debe considerar sacrificar la concisión por la claridad del mensaje.
La atención debe centrarse más en acertar con los elementos esenciales que en encontrar los giros perfectos de la frase. Los equipos atrapados en un debate interminable sobre la redacción de palabras probablemente hayan ido demasiado lejos.
Finalmente, es fundamental involucrar a todos aquellos interesados dentro del equipo a través de la asignación de responsabilidades precisas de acuerdo con las capacidades y roles específicos.
Al limitar la planeación estratégica a estas partes necesarias y suficientes, se está adoptando un enfoque de planificación sin desperdicio. Esto permite:
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Pues tener bases de datos o información en papel o quizá en hojas de cálculo, hace que la planeación de auditoría implique tiempo y esfuerzo que quitan la mirada en otras áreas de mayor valor relacionadas con tu core business.
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