¿Cómo afectan los proveedores a una empresa?

Se dice que el paradigma actual en el entorno empresarial global, es que la competencia ya no es entre las empresas, sino que ahora es entre las cadenas de suministro (supply chains), de las cuales forman parte para poder entregar sus productos o servicios finales. 

Esto habla de la creciente relevancia que han cobrado estos sistemas integrados; es por eso que en este artículo revisaremos los factores de proveedores que afectan a una empresa, y que son de relevancia para mejorar la competitividad empresarial.

3 modelos de relación cliente-proveedor

De acuerdo con literatura especializada en modelos de colaboración, al interior de las cadenas de suministro existen principalmente tres tipos de relación entre un cliente y un proveedor de servicios, también llamadas third party o vendor. 

Estas son:

1. Principio de plena competencia o arms-length.
2. Cooperación.
3. Coordinación. 

Conocer a profundidad estas relaciones, es el principio para comprender cómo afectan los proveedores a una empresa, potencialmente. 

A continuación, veremos a detalle cada una de ellas, así como los factores que conviene considerar en cada caso para un adecuado control de proveedores, a fin de evitar la materialización de posibles riesgos.

Principio de plena competencia, una relación de bajo compromiso

Es la más común de las formas de relación entre empresas; se caracteriza por un proceso de selección de proveedores, de feroz competencia entre varios prospectos para ganar el contrato con el futuro cliente. 

Las relaciones de este tipo suelen ser de bajo compromiso y bajos niveles de confianza, lo que deriva en también bajos niveles de información compartida e interacción. 

A la larga, estas relaciones no tienden a ser proactivas, sino que se limitan a cumplir con lo acordado desde el inicio de la relación, lo cual conlleva a una falta de evolución y flexibilidad. Por estas razones, son las relaciones más prescindibles.

Cooperación, un modelo de relación cliente-proveedor de confianza y compromiso

En este tipo de relación se pondera la constancia en el flujo de información entre las dos partes; por lo tanto, se caracterizan por altos niveles de confianza y compromiso mutuo.

Por sus particularidades, este tipo de relaciones suelen dar pauta para que sean de mayor duración, en contraste con las relaciones que se basan en el principio de la competencia. 

Aquí, la cooperación es clave para reducir gastos operativos en ambos partes; por ejemplo, una comunicación eficiente entre el inventario del cliente y la entrega de productos del proveedor evita el excedente de stock; esto representa beneficio mutuo:

• Por un lado, se reducen los gastos de almacenamiento para el cliente.
• Mientras que el proveedor puede controlar mejor el ritmo de producción, al menos en lo que respecta a su nivel de servicio con ese cliente específico.
  
  

Coordinación, administración de la operación y costos

El nivel más alto de compenetración entre cliente-proveedor se encuentra aquí. Se va un paso más allá de la mera cooperación, como su nombre lo indica; está enfocada principalmente en la administración de la operación y sus costes.

En la coordinación entre un cliente y su proveedor se comparten los recursos; por ejemplo, la infraestructura tecnológica, de almacenamiento, logística o insumos específicos.

De ahí que se deban coordinar ambas, partes para poder trabajar sin afectar sus respectivas producciones; dividiendo los costos de los recursos compartidos, con una adecuada comunicación organizacional que permita alinear los esfuerzos conjuntos. 

Este tipo de relación que se puede catalogar como “simbiótica”, exige máxima atención, puesto que de suceder un abuso de confianza se puede perder todo beneficio y derivar en riesgos y pérdidas financieras.

4 factores que afectan la relación cliente-proveedor

Una vez expuestos los tipos de relación, podemos ver en ellos los factores que afectan el servicio al cliente y en consecuencia, identificar cuáles pueden ser beneficiosos al optimizarlos y cuáles controlar para que no generen afectaciones. Sin más veamos ahora estos factores:

1. Factor económico

Este factor es de suma importancia en los negocios; pues se trata de una administración de los recursos consciente y clara, con el objetivo principal de obtener la máxima ganancia tras cada inversión.

De igual forma sucede con la destinación de ciertos presupuestos que no necesariamente retornarán en forma de capital aumentado, sino de riesgos evitados, por ejemplo:

Considerando la complejidad de las cadenas de suministro y de valor a nivel internacional, es esencial la constante vigilancia sobre los precios de los commodities en las primeras etapas de las cadenas productivas.

Es decir, las materias primas que con sus costos impactan en el precio final al consumidor y que suelen escapar al control de las organizaciones a nivel de entes individuales.

2. Factor administrativo

Se refiere a la manera en la que se gestiona la relación con los proveedores, o con los clientes, si se es el tercero, puesto que también es crucial. 

Este factor puede determinar el éxito a largo plazo de una empresa; precisamente la eficiente administración de todos los recursos, tomando en cuenta lo técnico, humano, intangible, y desde luego, económico. 

Aquí, punto estratégico para la relación entre cliente-proveedor, desde lo administrativo, es la detección misma de la necesidad de tercerizar un servicio, para luego estipular parámetros claros y elegir quién será el proveedor que cubrirá esta necesidad.

Aunado a lo anterior, la comunicación clara y concisa de los objetivos que se perseguirán a lo largo en la relación contractual, son clave para una gestión administrativa eficiente de la relación con los proveedores. 

Toda vez que, si no se cuenta con estas brújulas en el momento de establecer la relación de proveeduría, se puede perder fácilmente el norte y perjudicar el negocio.

3. Factores que afectan el servicio al cliente

Como consecuencia del punto anterior, el servicio es la constante atención a la comunicación entre los involucrados y la persecución de las metas impuestas en el plan de negocio. Algunos elementos a tener en cuenta para un servicio óptimo son:

• Disponibilidad en lapsos razonables.
• Prontitud en la respuesta.
• Eficiencia de la comunicación para integrar solo a las partes indispensables (evitar redundancias de información o involucrar elementos innecesarios).
• Asimismo, evitar los “teléfonos descompuestos” en las comunicaciones, pues es un elemento básico en las relaciones de cooperación/coordinación que debe predominar entre un cliente y su prestador de servicios.
  
  

4. Factor humano

En la primera parte de este artículo mencionamos los niveles de confianza, porque, finalmente, es –o debería ser–, la piedra angular sobre la que se construye una relación fructífera y eficiente entre las dos partes de la relación cliente—proveedor. 

Los elementos a considerar para este factor son principalmente emociones y sentimientos, mismos que son inherentes a las personas; y que se verán impactados por:

• La atención en el desarrollo, apego y mantenimiento de una cultura organizacional bien cimentada. 
• La correcta designación de un ejecutivo de cuenta para la mejor atención posible con cada proveedor.
• El nivel de profesionalismo que tengan los colaboradores de la empresa, en todas sus áreas.

Es primordial prestar atención a la delgada línea que puede existir entre lo laboral y lo personal, ya que hechos como:

• Una separación amorosa.
• Un descontento personal con algún colaborador interno o de terceros.

Son acontecimientos que podrían afectar el desempeño con clientes o proveedores, según el caso, incidiendo así negativamente en la relación.

Controla el riesgo de proveedores

Ya te hemos presentado cómo afectan los proveedores a una empresa; así como los principales factores que de no controlarse eficazmente, pueden propiciar daños en la prestación del servicio o producto final, perjudicando en distintas formas al negocio. 

Si quieres ahondar en el tema y saber cómo gestionar, prevenir y controlar el riesgo de proveedores, descarga la guía gratuitamente en la imagen de abajo.

Además, ahí encontrarás información de relevancia sobre cómo reducir los gastos por concepto de proveeduría y qué pain points tener en mente para construir la mejor relación con los prestadores de servicio o clientes y obtener un mejor rendimiento de negocio.