En el evento para directores de control de riesgos de proveedores, llevado a cabo en febrero del 2021, la gran mayoría de participantes sintió el impacto del coronavirus de primera mano; y recibieron una pregunta urgente de sus CEO:
¿Cuáles son los planes de preparación de nuestros proveedores para hacer frente a la propagación del virus?
Puesto que, es altamente improbable que durante el proceso de selección de proveedores, es decir, como parte de su incorporación y debida diligencia, se les haya hecho una pregunta relacionada con esta situación; que ha resultado ser imprevista y de impacto a nivel global.
Se puede suponer que al momento de tener conocimiento del desarrollo de la pandemia, tenían muchas preguntas para responder; que por otro lado, esta situación también dejó mucho que ver sobre las condiciones de la relación con proveedores:
- ¿Con quién tenían que contactar?
- ¿Cómo iban a ser contactados?
- ¿Quién iba a seguir esas respuestas?
- ¿Utilizando qué herramienta (s)?
- ¿Qué se haría con los datos una vez que se recopilaron?
De acuerdo a nuestras investigaciones, aproximadamente el 40% de las organizaciones no tienen un repositorio centralizado de datos sobre sus proveedores, y aproximadamente la mitad todavía administran datos de terceros mediante hojas de cálculo y correos electrónicos.
Los asistentes al evento afirman tener múltiples sistemas en los que administran datos de riesgo de terceros; en cambio, organizaciones que confían en procesos manuales o silos de información desconectados:
- Tienen dificultades para identificar a todos sus proveedores críticos.
- A los contactos clave de manera oportuna.
- Sin mencionar la dificultad que enfrentan al tratar de encontrar toda esa información de sus proveedores.
- Luego está el desafío de recopilar e informar sobre sus respuestas, hacer que esos datos formen parte del registro de proveedores.
- Asimismo, analizar el impacto potencial en la organización.
Algún software de encuesta gratuito sería útil para recopilar respuestas, pero existiría fuera de plataformas como ORCA que hoy es utilizada por importantes compañías para administrar y relacionar datos de sus proveedores.
De otra forma, ¿Cómo se analizarían esas respuestas, incluso descargadas en una hoja de cálculo, junto con otros factores importantes, como la criticidad?, ¿cómo podría asegurarse de que el proceso tuviera el nivel adecuado de control y gestión sobre toda su proveeduría?
Organizaciones que hoy usan ORCA pueden responder rápidamente a los cuestionamientos y requerimientos de sus directores generales y comités, informarles de forma ágil como están controlando los distintos riesgos asociados a cada proveedor.
Relación con proveedores
- Conocer los niveles de desempeño.
- Evaluar a aquellos proveedores que son más críticos para la organización.
- Saber cuáles proveedores deben atenderse para impulsar su mejoría.
- Así como encontrar oportunidades de generar ahorros a lo largo de su cadena de suministro.
Estos son solo algunos ejemplos sobre la información, y conocimiento más básico que se debe tener en cuenta en las relaciones con proveedores, especialmente, cuando se trata de hacer frente a una crisis que impacte tanto los proveedores como a los clientes,
A medida que los casos de COVID19 van en aumento, y con el anuncio de la OMS como estado de pandemia mundial, esto se vuelve particularmente importante para poder manejar las crisis que seguramente comenzarán.
Lo anterior, si no es que ya están vulnerando hoy las relaciones con proveedores a lo largo de toda la cadena de suministro, e impactando en la estabilidad de las organizaciones, principalmente en las siguientes áreas:
- La gestión y fidelización de la demanda.
- La gestión de proveedores.
- El transporte y la logística.
- La gestión de contratos.
- La gestión de inventarios.
- La gestión de la facturación y los pagos.
- El control presupuestario.
Ante esta situación, implementar un programa de control de proveedores, así como, contar con un plan de continuidad de negocio, se tornan herramientas estratégicas e indispensables para garantizar la permanencia en el mercado.
Mejorar las relaciones con proveedores
Para hacer frente a una posible crisis por pandemia, o de cualquier otro tipo que afecte directamente las capacidades productivas u operativas de los proveedores, como ya lo mencionamos, el control de proveedores y una buena relación con los mismos, es fundamental.
En este sentido, la pandemia ha representado un gran desafío para las cadenas de suministro, poniendo en un punto clave la gestión y control de terceros. Lo que ha llevado no solo a fortalecer los programas de control, sino que:
- Ha incentivado el desarrollo de relaciones proveedor-cliente más colaborativas y resilientes; sobre todo con los proveedores que resultan ser más críticos para mantener sin interrupciones la operativa y/o producción en las organizaciones.
Conoce las capacidades y soluciones de ORCA para el control de proveedores y optimiza hoy tus relaciones con terceros y tu cadena de suministro.
Habla aquí con un especialista y descubre cómo de la mano de nuestro equipo puedes hacer frente a este y otros riesgos empresariales. O bien, descarga nuestra guía gratuita, y comienza a desarrollar un programa ágil y eficiente para controlar el riesgo en terceros.
.svg){kind=small}
.svg){kind=small}
.svg){kind=small}
