El cumplimiento de la normatividad o compliance, representa actualmente un gran desafío para las organizaciones, toda vez que, los múltiples marcos regulatorios a los que suelen estar sujetas se encuentran en constante actualización o cambios.
De igual manera, surgen nuevas regulaciones con cierta periodicidad; en este aspecto, la industria de agencias reguladoras estima que sólo en la siguiente década se esperan un aproximado de 300 millones de nuevas regulaciones.
Recordemos que el infringir o incumplir con la normatividad puede generar impactos significativos para las organizaciones, en distintos aspectos, por ejemplo:
Estos riesgos se materializan en muchas ocasiones, no por desconocimiento de la normativa aplicable, sino que suceden por errores, malas o deficientes prácticas de cumplimiento, principalmente por ejecutar las tareas de compliance de manera manual.
Es decir, reconociendo que las tareas de compliance son complejas, y requieren de recursos humanos y económicos suficientes para llevarse a cabo de manera óptima y eficaz, no siempre resulta posible para las empresas destinar los recursos necesarios para realizarlas adecuadamente.
De acuerdo con datos de Corporate Compliance Insights, solo en 2020 las multas por incumplimiento en el sector bancario, ascendieron a:
En este aspecto, contar con herramientas tecnológicas orientadas a ayudar a las empresas a eficientar procesos y cumplir con sus obligaciones, mediante:
La integración de sus procesos, reducción de costos, mejora de la comunicación entre clientes y la empresa. Así como, anticipar los riesgos que amenacen la organización de manera oportuna, entre otros beneficios., Resulta en una ventaja competitiva y estratégica, para la mejora del cumplimiento de la normatividad en las organizaciones.
A continuación detallaremos algunos de los principales beneficios que se pueden obtener de la implementación de herramientas tecnológicas en el compliance.
Algunos de los beneficios más importantes son:
Acceder de manera rápida a la información, agiliza las actividades y sobre todo la búsqueda de la información ocurre de manera prácticamente inmediata.
Con la herramienta correcta se pueden revisar en tiempo real los análisis financieros y anticipar el impacto económico en caso de incumplimiento de alguna norma.
Centralizar todas las normas en un mismo sistema o plataforma, hace más sencillo el monitoreo y cumplimiento de las mismas, minimizando consecuencias de impacto negativo.
Disponer de la información, normas y reportes de forma inmediata y centralizada en una sola plataforma, agiliza la toma de decisiones estratégicas para evitar que una situación imprevista derive en un problema no manejable.
Conocer la situación real en el cumplimiento de las normas favorece la visibilidad para determinar si existen panoramas convenientes o no. Esto permite detectar áreas de oportunidad y mejores prácticas para el correcto cumplimiento de la normatividad.
Al aprovechar las capacidades de las herramientas tecnológicas como:
Las organizaciones pueden ampliar el panorama y juicio humanos, para fortalecer su eficiencia y efectividad; asimismo, para mantenerse al día con las actualizaciones y reducir significativamente el margen de error humano.
Los programas de cumplimiento deben analizar el potencial riesgo y las ventajas competitivas de las tecnologías nuevas y emergentes para guiar adecuadamente a las empresas en la toma de decisiones éticas.
Además de las tecnologías para toda la empresa, el cumplimiento de la normatividad debe continuar evaluando la tecnología disponible para aumentar la optimización de su propio programa.
Algunas funciones para las cuales se aplica la tecnología son:
Una evaluación del riesgo de cumplimiento consiste en identificar amenazas importantes de incumplimiento y conducta indebida. Estos riesgos deben, entonces, ser gestionados a través de aplicación consistente y sistemática, con tecnología de compliance.
Identificación de las normas que en cada caso se aplicarán en el uso de las tecnologías que la organización desee utilizar, determinando las limitaciones que la normativa vigente establece para vincular esas nuevas herramientas tecnológicas con la actividad del negocio.
La creación de un enfoque de seguridad para el cumplimiento requiere una supervisión de control continua. Los actores maliciosos nunca desisten en intentar encontrar nuevas vulnerabilidades, lo que significa que los controles que protegen sus datos hoy pueden no funcionar mañana.
Por esta razón es esencial contar con informes automatizados que permitan dar seguimiento a los incidentes de seguridad.
Se deben definir las políticas que desarrollen en cada momento y circunstancia, así como la aplicación del cumplimiento normativo en el ámbito interno de la empresa de carácter general o específico para un sector del negocio concreto.
La automatización en la tecnología de cumplimiento elimina las laboriosas tareas administrativas asociadas con la recopilación de documentación de auditoría y la programación de revisiones.
Para las organizaciones que buscan no solo mantenerse en el mercado, sino crecer, el cumplimiento de la normatividad, debe ser un área estratégica que aporte valor al negocio.
En ORCA podemos habilitar tu organización para evitar que se infrinjan las reglas del negocio, de manera sencilla y ágil. Si deseas mejorar los aspectos críticos de tu negocio en el área del compliance, contáctanos y recibe asesoría personalizada.