La salud financiera es un pilar en las organizaciones, por lo que llevar un adecuado control de costos y gastos, así como el análisis de los posibles riesgos y amenazas en este ámbito, es clave para eficientar las operaciones y tomar decisiones estratégicas que impulsen la rentabilidad del negocio.
Toda organización puede ser afectada o incluso quedar en quiebra por una mala administración financiera; en este sentido, el control de costos enmarcado en la gestión de riesgos puede ayudar a prevenir la ocurrencia de riesgos como desfases presupuestales, sobrecostos, entre otros.
Si bien este proceso de control puede resultar complejo, es posible ejecutar de manera ágil y sencilla la identificación, análisis y supervisión continua de gastos, con la ayuda de herramientas de automatización; lo que además permite obtener mayor certeza y visibilidad sobre los puntos débiles en las finanzas.
Riesgos por controles de costos ineficientes
Entre los riesgos que pueden derivar de un control deficiente de costos, se encuentran los siguientes:
- Falta de control de proveedores y subcontratados en proyectos estratégicos.
- Incumplimientos en fechas de entregas y otros niveles de servicio en cadenas de suministro.
- Dificultad para establecer estrategias eficaces de precio: lo que finalmente impacta de forma negativa en las utilidades del negocio.
- Desconocer las actividades más rentables: al no tener certeza sobre cuáles actividades resultan con mayor ganancia y cuáles con pérdidas, en función de costos, es imposible enfocar esfuerzos en aquellas que aportan más ingresos.
- Afecta la competitividad de la empresa: sin un correcto análisis de costos, no es posible entender la ventaja competitiva del negocio ni las áreas de oportunidad en las cadenas de suministro y producción para incrementar el valor para el cliente, o para reducir costos.
- Impide medir y mejorar la eficiencia: para determinar y atender las causas de las variaciones en costos de producción se deben realizar análisis comparativos, y estos solo son posible mediante un control adecuado de costos.
- Impacto en el control de gastos: con un correcto control de costos es posible identificar desperdicios en las líneas de producción, gastos y compras innecesarias, sobrecostos y pérdidas ocasionadas por la inactividad de trabajadores y/o maquinaria; de lo contrario, estos puede representar un problema importante de liquidez.
La mejor estrategia para llevar registro, determinar, distribuir, analizar, controlar e informar de los costos de producción, distribución, administración, y financiamiento, a fin de aumentar la rentabilidad y utilidades del negocio, es la implementación de soluciones que favorezcan la optimización del control de costos.
Controla los costos de forma eficaz en 4 pasos
El uso de herramientas que permitan la digitalización y automatización de los procesos de control y monitoreo, es clave para conseguir la eficacia y eficiencia ideal en el control de costos para prevenir y mitigar los riesgos que puedan dañar las finanzas de la empresa.
Para conseguir el control eficaz de los costos en tu organización, ya sea de forma integral o por proyecto, puedes seguir los siguientes pasos.
- Establece indicadores para supervisar: instaura límites, guías y márgenes que te brinden una pauta de la supervisión del presupuesto de un proyecto; toma en cuenta los gastos, así como los costos de ejecución, montos de inversión, tiempo de producción, personal implicado, entre otros, para establecer parámetros que te servirán como referencia en la toma de decisiones.
- Gestiona los riesgos que pueden comprometer un proyecto: implementa un sistema de gestión de riesgos con asesoría experta, con ello, podrás identificar y evaluar los posibles riesgos relacionados con los costos y gastos, que pudieran poner en riesgo la ejecución de un proyecto u operación.
- Monitorea en tiempo real los costos: es muy importante validar en tiempo real, con base en los indicadores establecidos, el uso y manejo del porcentaje de recursos utilizados; realizando un cálculo para validar precios, costos de insumos, materiales, mano de obra, equipos, colaboradores, maquinarias, servicios, entre otros aspectos, con el objetivo de no incurrir en pérdidas o gastos innecesarios.
- Automatiza la gestión y monitoreo de los gastos: con una herramienta de centralización de la información (evaluaciones, informes, evidencias, etc) y de automatización, los planes de trabajo pueden simplificarse y ser accesibles para todos los involucrados, impulsando así la capacidad de colaboración y visualización en todo el proceso para obtener resultados de mayor valor y certeza.
Toma el control de los costos de tu empresa
Contar con una herramienta que posibilite la optimización del proceso de control de costos, propiciará que tu organización ahorre recursos en temas de administración y finanzas; sumado al impacto positivo que verás en la rentabilidad y utilidades.
En ORCA, nuestros especialistas pueden ayudarte para mejorar tu control de costos, con el respaldo de nuestras soluciones inteligentes que te permitirán eficientar tiempo y gastos.
Asimismo, tener bajo control los costos en tu organización favorece que puedan centrar su atención y recursos en actividades enfocadas en fortalecer tu negocio. Agenda tu primera asesoría, es completamente gratis.